Как заполняется трудовая книжка

Необходимость в том, чтобы заполнить титульный лист трудовой книжки, чаще всего возникает, если принимаемый сотрудник впервые устраивается на работу (во всяком случае, официально). Поскольку титульник является «лицом» документа, к его заполнению нужно подходить особо ответственно. На титульном листе указывается следующая информация:

• фамилия, имя и отчество владельца книжки, а также дата его рождения;
• уровень образования (например, среднее или высшее);
• наименование профессии;
• дата, в которую открывается ТК;
• подпись лица, заполнившего книжку, а также печать организации (при наличии).

Заполнение титульного листа трудовой книжки происходит на основании тех документов, которые работодателю предоставил сам новый сотрудник. Как правило, обязательно предоставляется паспорт, СНИЛС и документы об образовании (чаще всего — диплом). Если работник находится в браке или в разводе, также потребуется свидетельство о браке (или же о его расторжении).

Заполнение раздела «Сведения о работе»

При трудоустройстве или увольнении сотрудников приходится заполнять раздел «Сведения о работе». В этом разделе страницы ТК состоят из четырех полей: номер записи, дата фиксируемого факта (приема на работу, увольнения и т.д.), информация об организации, подразделении, должности и самом факте (увольнение, трудоустройство) и подтверждение записи (сведения о приказе, на основании которого сотрудник начинает или прекращает трудовую деятельность).

При приеме на работу работник предоставляет имеющуюся у него ТК. Если этого документа нет, необходимо завести новую книжку. Внести информацию о приеме на работу нужно в течение 7 дней с момента издания соответствующего приказа.

Для того чтобы лучше разобраться, как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу, рассмотрим порядок внесения записей, а также их содержание. В первую очередь (еще до указания номера записи) в графе «Сведения о приеме…» нужно указать наименование организации (сначала пишем полное наименование, затем — сокращенное). После этого можно приступать непосредственно к фиксации факта трудоустройства.

В поле 1 указываем номер записи по порядку. В поле 2 записываем дату заполнения (число, месяц, год арабскими цифрами). В поле 3 вносим сведения о приеме на работу (например, «Назначен на должность главного специалиста отдела…»).

В поле 4 указываем данные об основаниях внесения записи в ТК. В качестве основания могут выступать приказ, распоряжение и т.д. В данном поле обязательно указывается наименование документа, его номер и дата.

Не менее часто встречается вопрос о том, как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении. В целом, порядок действий аналогичный. В поле 1 вписываем номер записи, в поле 2 — дату, в поле 3 делаем запись о расторжении трудового договора (в том числе, об основаниях его расторжения), а в поле 4 указываем реквизиты документа, который выступает основой для увольнения.

Записи, сделанные в трудовой книжке, должны быть заверены печатью организации (если она есть) и подписью уполномоченного сотрудника. ТК чаще всего заполняются сотрудниками кадровой службы, а если ее нет, то руководителем компании.

Особенности заполнения трудовой книжки при реорганизации, переводе и работе по совместительству

Нужно обратить внимание, что в случае реорганизации компании или государственного учреждения в этот раздел также в обязательном порядке вносят информацию о произошедших изменениях. Фиксировать факт реорганизации нужно для объяснения различных наименований и печатей при приеме на работу и при увольнении.

В разделе «Сведения о работе» также должна быть отображена информация о внутренних и внешних переводах работника. Так, например, если сотрудник переводится на другую должность (но организация не меняется), нужно сделать запись, которая начинается со слов «Переведен на должность…». Чтобы правильно оформить внешний перевод, следует сначала сделать запись об увольнении, а затем о принятии на работу в порядке перевода (и, конечно, указать наименование новой организации).

Кроме того, в рассматриваемом разделе содержится информация о работе по совместительству. По существующим правилам, ТК хранится на основном месте работы, поэтому, если сотрудник начал работать по совместительству, обязанность по правильному заполнению трудовой книжки возлагается на основного работодателя. Сведения должны быть внесены на основании документов, которые предоставлены другой организацией.

Запись о работе по совместительству содержит данные о наименовании организации, должности работника и дате его принятия на работу. Для внесения записи нужно издать приказ.

Делаем запись в разделе «Сведения о награждениях»

Раздел «Сведения о награждениях» также состоит из четырех полей, однако то, как правильно заполнить эти графы, знают не все кадровики, поскольку чаще все же приходится иметь дело с записями о приеме на работу и об увольнении. Прежде всего, нужно разобраться, какую информацию следует вносить в раздел о награждениях. Так, указанию в данном разделе ТК подлежат следующие факты:

• вручение сотруднику госнаград и присвоение почетных званий;
• трудовые поощрения;
• награждение знаками отличия, медалями, грамотами (например, за многолетний добросовестный труд) и т.д.

Для того чтобы правильно заполнить «Раздел о награждениях», нужно сначала указать наименование организации, затем в поле 1 внести порядковый номер записи, в поле 2 — дату награждения сотрудника, в поле 3 — наименование награды, в поле 4 — основание награждения (например, реквизиты приказа).

Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?

После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК.

Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).

Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.

Сотрудникам кадровых служб следует знать, что вкладыш не имеет юридической силы без самой книжки. Поэтому, если новый сотрудник предоставил вкладыш без трудовой книжки, заполнять его нельзя.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.

Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.

Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.

Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.

Иногда ошибки совершаются при заполнении титульного листа. В этом случае действует исключение: зачеркивания допускаются. Рядом с зачеркиванием нужно написать правильный вариант, заверить его подписью и печатью.

Когда трудовая книжка признается недействительной?

В ряде случаев «основной документ» работника может не иметь юридической силы. Недействительной ТК признается в следующих случаях:

• отсутствуют страницы;
• в ТК внесены сведения, которые не относятся к трудовой деятельности;
• страницы склеены между собой;
• не виден номер документа;
• исправления в разделах «О работе» и «О награждениях» сделаны при помощи замазывания или зачеркивания.

Если вы обнаружили, что ТК работника является недействительной, нужно оформить дубликат. В дубликат переносятся сведения из основного документа (за исключением тех записей, из-за которых он признан недействительным). В верхней части титульного листа новой ТК нужно сделать пометку «Дубликат».

Типичные ошибки

Как показывает практика, существует ряд наиболее распространенных ошибок, которые допускают как начинающие сотрудники, так и опытные кадровики. В завершение нашего материала мы приводим список типичных ошибок, зная которые, вы сможете уделить повышенное внимание проблемным моментам:

• выбран неправильный формат записи даты (месяц нужно указывать цифрами);
• не соблюден порядок внесения реквизитов приказов (например, отсутствует номер или дата);
• использованы римские символы;
• не заполнены все поля титульного листа;
• использованы сокращения в наименовании должности сотрудника или в названии подразделения;
• поставлена неправильная печать (например, запись об увольнении владельца книжки подтверждена печатью кадрового подразделения, а не гербовой).

При оформлении ТК значение имеют даже самые, на первый взгляд, незначительные детали, и один неправильный символ может привести к спорной ситуации (особенно, когда сотруднику будет назначаться пенсия). Именно поэтому необходимо предельно ответственно заполнять все без исключения графы и в процессе внесения информации в книжку обязательно сверяться с предоставленными сотрудником документами и изданными приказами. Если же вы все-таки совершили ошибку, нужно сразу же заняться ее исправлением, а не оставлять все как есть.

Таким образом, трудовая книжка заполняется в строгом соответствии с существующими правилами. Если у вас возникли сложности при оформлении ТК, вы всегда можете обратиться за консультацией к специалисту. Своевременная профессиональная поддержка поможет не допустить ошибок при заполнении документа, а также даст возможность разобраться с тем, как правильно делать записи в различных (в том числе, нетипичных) ситуациях.

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Общие правила записи в трудовых книжках

Трудовые книжки должны заполняться по правилам, установленным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225 и инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года. Общие правила таковы:

1. На титульном листе недопустимо производить каких-либо исправлений. Если допущена ошибка, то вносить правки в запись нельзя. Такой бланк трудовой книжки считается испорченным и подлежит уничтожению.
2. Даты следует указывать в цифровом формате, например, 01.03.2019. Применение словесно-цифрового формата является не совсем корректным способом заполнения, но на практике работодателей за это не наказывают.
3. Запись должна производиться аккуратно, шариковый, перьевой либо гелевой ручкой.
4. В трудовой книжке нельзя указывать каких-либо сокращений. Например, нельзя писать «пр.» вместо «приказ» и так далее.
5. Все записи в ТК должны нумероваться в пределах соответствующего раздела.

Возникает вопрос: нужно ли нумеровать записи, сделанные в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшое противоречие: инструкция № 69 требует, чтобы такие записи не нумеровались, а в постановлении № 225 сказано, что должны быть пронумерованы все записи. В юридической практике в таком случае применяется правило из того нормативного акта, который имеет большую юридическую силу. В данном случае это постановление № 225. То есть получается, что нумеровать записи о переименовании работодателя все-таки более правильно.

То же самое относится к записям об общем стаже при выдаче дубликата трудовой книжки. Однако опять же на практике допустим как вариант с нумерацией спорных записей, так и без нее. Проверяющие органы за это никаких санкций не накладывают.

Кадровиков часто интересует и другой вопрос — может ли организация ставить штамп со своим наименованием в трудовой книжке вместо того, чтобы писать его от руки? Если исходить четко из требований нормативных актов, то применение штампы не совсем корректно. Но на практике это допускается, то есть ПФР принимает такие трудовые книжки у работников без каких-либо вопросов. Важный момент — если вы используете штамп, то ставьте его аккуратно и строго в пределах отведенной графы и строки.

Заполнение титульного листа

Если вы первый работодатель нанимаемого сотрудника, то должны оформить ему трудовую книжку «с нуля». Это придется сделать и в том случае, если новый работник утратил ТК и не имеет желания ее восстанавливать у бывшего работодателя.

На титульном листе указывается:

1. ФИО и дата рождения. Указывается в полном соответствии с документом, удостоверяющим его личность. Ошибка хотя бы на одну букву или цифру создаст большие проблемы для работника в будущем. Не исключено, что ему впоследствии придется обращать в суд для признания того факта, что трудовая книжка действительно принадлежит именно ему.
2. Образование работника. Указывать его нужно строго на основании документов об образовании. Важно учесть, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, сейчас нет такого вида, как среднее профессиональное или высшее профессиональное образование. Для сотрудников с высшим образованием можно указать, какую ступень они окончили, то есть прописать образование «высшее магистратура» или «высшее бакалавриат». Но допустима и формулировка «высшее».
3. Профессия, специальность работника. Эти сведения также нужно указать из документа об образовании. Бывает, что работник получил образование по направлению подготовки, то есть специальность, профессия либо квалификация ему не присвоена. В таком случае эту строку можно оставлять пустой.
4. Подпись работника.
5. Дата заполнения. Бланк ТК предполагает запись этой даты в словесно-цифровом формате, хотя в инструкции написано иное. На практике это проблем не вызывает, поэтому допустимы оба варианта.
6. Подпись лица, ответственного за ведение ТК. В бланке указано, что подпись должна быть разборчивой, поэтому часто вместо подписи ответственные сотрудники прописывают свою фамилию. Это неверная практика, хотя она и очень распространена. Фамилия сотрудника кадровой службы может быть указана — это не является нарушение, но личная подпись при этом также должна быть.
7. Если работодатель использует печать, то ее нужно поставить на титульном листе трудовой книжки.

Важно! Поскольку раньше применение печатей было обязательным для всех, то трудовые книжки старых образцов должны быть с печатями. Вместе с тем работодатель не вправе делать выводы о том, что ТК без печати является недействительной.

Мнение о недействительности ТК без печати есть, и его источником является Пенсионный фонд. Органы ПФР зачастую раньше отказывали пенсионерам в принятии книжек без печатей, но суды всегда в таких спорах поддерживают граждан. Судьи говорят о том, что работники не обязаны нести ответственность за ошибки своих работодателей.

Если изменилась фамилия

Выше мы рассказали о том, что вносить исправления на титульном листе трудовой книжки нельзя. Но если у работника произошло изменение какой-то личной информации, например, фамилии, то такие сведения в ТК отразить необходимо. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии):

• старая фамилия зачеркивается;
• новая фамилия указывается рядом;
• на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается запись о том, что фамилия изменена, а также документ, на основании которого это произошло;
• тут же ответственный сотрудник (инспектор по кадрам) ставит свою подпись с расшифровкой, а также печать работодателя или отдела кадров.

Часто бывает, что место в строке для указания новый фамилия не остается. Что делать в таком случае? Правила этот вопрос не регламентируют. Но специалисты-практики рекомендуют указывать новую фамилию в свободном пространстве выше или ниже строчки с зачеркнутой фамилией.

Однако бывает, что и этого пространства недостаточно. Например, человек меня фамилию несколько раз либо она очень длинная. В таком случае специалисты советуют вшить в трудовую книжку вкладыш.

Обычно вкладыши вшивают, когда заканчиваются страницы для указания трудовой деятельности гражданина. Но это можно сделать в случае, если кончилось место на титульном листе.

Вверху титульного листа делается отметка о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера, а сам вкладыш учитывается в книге движения трудовых книжек.

Контур.Фокус — быстрая проверка контрагента!

Запись о приеме на работу

При найме на работу порядок заполнения трудовой книжке такой:

1. В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с учредительными документами — полное и сокращенное, если оно предусмотрено. Часто кадровики указывают только сокращенное наименование, например, ООО «Ромашка», однако это неверно.
2. В графе 1 строчкой ниже наименования работодателя ставится порядковый номер записи.
3. В графе 2 в той же строке прописывается дата приема на работу — она берется из приказа о найме.
4. В графе 3 в той же строке делается запись о приеме. Тут правила такие:
   • отдел (структурное подразделение) работодателя указывается в том случае, если это прописано в трудовом договоре;
   • делается запись о должности, профессии с указанием квалификации.

Никаких иных записей при приеме на работу не делается. Например, не нужно указывать, что работник принимается по срочному договору или о том, что до принятия на работу он не имел трудового стажа.

Печатью запись о приеме на работу не заверяется.