Важно! Вести учет рабочего времени (далее — РВ) работника — это обязанность работодателя по ст. 91 ТК РФ. Подробнее о видах и особенностях рабочего времени можно прочитать в статье «Рабочее время по Трудовому кодексу — виды и особенности».
Учет рабочего времени сотрудников необходим:
- для расчета заработной платы;
- нормирования труда;
- контроля за соблюдением дисциплины труда;
- фиксации оснований для премирования или наложения взысканий, в т. ч. увольнений;
- проверки соотношения дней отсутствия работника по причине временной нетрудоспособности с количеством дней, за которые были получены денежные средства на оплату пособия из ФСС;
- фиксации и при необходимости дальнейшего подтверждения специального трудового стража работников, подробнее о котором можно узнать из статьи «Специальный трудовой стаж — понятие и особенности».
Эту обязанность работодателю необходимо соблюдать в любом случае, даже если, например, возникают некоторые объективные сложности (переустановка и настройка программного обеспечения и т. п.). См. об этом определение Ленинградского облсуда от 07.10.2015 № 33-4668/2015 и др.
Одним из косвенных доказательств важности выполнения работодателем данной обязанности является наложение штрафа за ее несоблюдение по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ (далее — КоАП РФ), а также подтверждение законности таких штрафов в судебном порядке (см.
решение Пензенского облсуда от 13.08.2015 по делу № 7-328/2015 и др.).
Некоторые особенности учета использования рабочего времени сотрудников в таблице Еxcel (образец)
Взяв за основу графика учета рабочего времени электронную таблицу, разумно воспользоваться следующими рекомендациями:
- Сохранять постоянную информацию в шаблоне документа во избежание технических ошибок, опечаток и т. п. Данный совет актуален в отношении такой информации, как наименование организации, структурного подразделения, а также имен сотрудников, наименований их должностей, табельных номеров и т. д.
- Перед заполнением табеля проверять, имеются ли в месяце, РВ в течение которого отражается в табеле, нерабочие праздничные дни согласно ст. 112 ТК РФ, а также переносы дней отдыха согласно постановлениям Правительства РФ (по учету рабочего времени на 2016 год см. постановление от 24.09.2015 № 1017).
- Если учет рабочего времени в организации осуществляется без применения средств автоматизации, фиксировать отклонения от нормы каждый день.
Важно помнить, что внесению в табель подлежат только те причины, которые подтверждены документально.
Так, в предлагаемом ниже образце графика учета РВ сотрудница 18 мая не пришла на работу по болезни, по договоренности с работодателем взяла 1 день за свой счет, но в медицинское учреждение обратилась только 19 мая. На момент оформления табеля она продолжала болеть, однако представила работодателю незакрытый больничный лист. При этом все дни болезни, за исключением 18 мая, будут отмечены в табеле как дни отсутствия не по болезни, а по не выясненным на момент оформления табеля причинам, т.
к. закрытого листка нетрудоспособности у работодателя нет, в т. ч.
нет сведений о соблюдении или нарушении работницей режима, что имеет значение для оплаты/неоплаты больничного.
Важность учета РВ работников обуславливает необходимость точного и корректного ведения соответствующих табелей. Использование в работе предлагаемого нами образца позволит дополнительно проверить правильность применяемого в организации учета РВ и при необходимости исправить имеющиеся ошибки.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Что такое график рабочего времени и кому он необходим
Планировать и распределять рабочее время и время отдыха в интересах и работодателя и работника. Наличие графика рабочего времени позволяет организовать непрерывный технологический процесс и при этом соблюдать определенные трудовым законодательством нормы.
График рабочего времени — представляет собой документ:
содержащий информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени,
а также о периодах междусменных перерывов.
График рабочего времени носит персонифицированный характер:
- в нем поименно расписывается режим труда и отдыха каждого работника организации.
Единой законодательно утвержденной формы графика рабочего времени не существует, но обычно в организациях его составляют в виде таблицы рабочего времени и времени отдыха. Это позволяет понятно и наглядно представить необходимую информацию.
Составление графика рабочего времени, как уже отмечалось, не является обязанностью работодателя:
- Статья 91 «Понятие рабочего времени. Нормальная продолжительность рабочего времени» Трудового кодекса регламентирует только обязательный учет работодателем фактически отработанного каждым работником рабочего времени.
Для небольших компаний с 5-и дневной рабочей неделей и 2-мя выходными днями необходимость в графике рабочего времени отсутствует:
- все особенности труда и отдыха работников могут быть предусмотрены во внутреннем трудовом распорядке.
Другое дело компании, где используется режим гибкого рабочего времени или сменный режим работы. Здесь уже без грамотно составленного графика рабочего времени не обойтись.
График рабочего времени «2 через 2»
График рабочего времени «2 через 2» означает, что работник 2 дня работает, а потом 2 дня отдыхает:
при этом каждый его рабочий день длится больше 8 часов
норма рабочего времени отрабатывается за учетный период, к примеру, за квартал;
такой принцип применяется и при графике рабочего времени «4 через 4», «сутки через трое» и др.
Таким образом, режим труда и отдыха работников при суммированном учете рабочего времени регламентируется графиком рабочего времени.
Резюме:
График рабочего времени обычно оформляется в табличной форме и содержит информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах отдыха.
Оформление графика рабочего времени не является законодательно установленной обязанностью работодателя, однако позволяет организовать непрерывный рабочий процесс и не нарушить нормы трудового законодательства.
Применение
Учет рабочего времени с расчетом баланса станет удобным решением для предприятий и учреждений с недельными, сменными и скользящими графиками, при которых допустимы небольшие отклонения, подлежащие учету и отработке.
Для компаний, где работа осуществляется на условиях сдельной оплаты труда или выработки суммарной месячной нормы, также подойдет учет рабочего времени по алгоритму гибкого графика.
Алгоритмы учета
В компании регламентируется обязательное время присутствия сотрудника на рабочем месте, суммарное время перерывов на отдых в течение дня и рабочий интервал времени –в течение которого сотрудник может отработать положенное время.
Факт входа в рабочие и нерабочие помещения регистрируется системой. Например, когда сотрудник входит в столовую, система фиксирует выход из рабочей зоны и вход в нерабочую. Таким образом время, проведенное в курительной комнате, столовой, зоне отдыха, учитывается как нерабочее.
На основании данных о входах и выходах система рассчитывает рабочее время сотрудника с учетом графика работы и допустимых отклонений и формирует табель.
Например, при рабочем дне с 9:00 до 17:45 и обеденном перерыве в 45 минут сотрудник может прийти на 15 минут позже – в 9:15 и уйти на 15 минут раньше – в 17:30. Время, потраченное на приходы позже и уходы раньше в рамках заданных отклонений, сотрудник может отработать. Время, отведенное на обед, сотрудник может использовать частями.
Алгоритм гибкого графика позволяет задавать различные учетные периоды для отработки времени, потраченного в личных целях – например, сотрудник должен компенсировать это время в тот же день или в течение месяца. По согласованию с администрацией неотработанное за отчетный период время может быть закрыто оправдательным документом.
Графики работы
Учет рабочего времени с расчетом баланса может вестись на основе недельного и сменного графиков, сдельной работы и выработки месячной нормы рабочего времени. Учет по недельному графику позволяет указывать неограниченное количество интервалов работы в течение дня. Например, каждому сотруднику можно назначить время начала и окончания рабочего дня с указанием любого количества возможных перерывов.
Предусмотрена возможность указывать особые временные интервалы на каждый из дней недели: например, в пятницу сотрудники могут заканчивать рабочий день раньше.
Параметры сменного графика также предусматривают возможность указывать неограниченное количество интервалов работы в течение рабочей смены. Возможность указывать день начала смены и количество дней в смене сотрудника позволяет организовать любую сменную схему работы. Например, график работы 3/3 с указанием дня начала смены.
Параметры сменного графика позволяют организовать учет ночных смен, когда рабочий интервал «переходит через 0-00», а также указывать различные интервалы на разные дни недели.
Недельная и сменная схемы учета позволяют ввести допустимое отклонение от нормативного рабочего времени. Если отклонение от графика совершено в допустимых интервалах, оно может быть отработано или закрыто оправдательными документами. В этом случае табель рабочего времени формируется без учета отклонений и соответствует законодательным нормам и требованиям.
В компаниях, где оплата труда осуществляется на сдельной основе, может использоваться график с упрощенным расчетом. В этом случае любое время нахождения сотрудника на территории организации является рабочим временем. В табель заносится фактическое время присутствия сотрудника за каждый день.
На предприятиях, где оплата осуществляется по факту отработки месячной нормы рабочего времени, ведется учет положительного и отрицательного баланса в течение рабочих дней всего учетного периода. Сведение баланса осуществляется в конце учетного периода.
