Формы заявлений об отказе от ведения (продолжении ведения) бумажной трудовой книжки
Законы и нормативные правовые акты
Ответы на часто задаваемые вопросы
Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Да, можно. Для этого будет необходимо подать в Отдел по кадровому администрированию Управления персонала письменное заявление до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую книжку продолжат вести одновременно с электронной.
Если же Вы не подадите (не успеете подать) такое заявление до 31 декабря 2020 года, НИУ ВШЭ также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?
Если Работники впервые устроится на работу в НИУ ВШЭ с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
Чем защищены базы данных НИУ ВШЭ и ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?
НИУ ВШЭ гарантирует сохранность персональных данным для всех своих работников. Информационные системы НИУ ВШЭ и ПФР аттестованы в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных. Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Университета и ПФР.
Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?
Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.
Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.
Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:
- работодателю (по последнему месту работы);
- в территориальном органе Пенсионного фонда России;
- в многофункциональном центре (МФЦ).
В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?
По составу данных обе книжки почти идентичны. В электронную трудовую книжку не будут вноситься сведения о награждениях и сведения об образовании.
Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
Информация представляется в НИУ ВШЭ либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае НИУ ВШЭ переносит данные в свою систему кадрового учета.
При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?
Нет, при увольнении НИУ ВШЭ будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.
Где будут храниться сведения о моей трудовой деятельности?
Сведения о трудовой деятельности будут храниться в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
Смогу ли я получить сведения о трудовой деятельности в НИУ ВШЭ если откажусь от бумажной трудовой книжки?
Да, сведения о трудовой деятельности выдаются:
- по Вашему заявлению в течение 3-х рабочих дней;
- в день прекращения трудовых отношений.
Что произойдет после выбора электронной трудовой книжки?
В бумажную трудовую книжку будет внесена запись о том, что Вы подали соответствующее заявление. Бумажная трудовая книжка будет выдана Вам на руки.
НИУ ВШЭ перестанет нести ответственность за хранение бумажной трудовой книжки.
Если я сейчас выберу продолжение ведения бумажной трудовой книжки, смогу ли я отказаться от нее в будущем?
Да, федеральный закон предусматривает возможность отказаться от ведения бумажной трудовой книжки в любое время. Для этого Вам необходимо будет подать соответствующее заявление.
Если у Вас остались вопросы, Вы можете адресовать их на электронную почту Управления персонала: [email protected]
Закон и постановления об ЭТК
Главный закон, регулирующий основные положения об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Он имеет юридическую силу с начала 2020 года. Также переход на ЭТК регулируют нижеперечисленные нормативные акты:
- Закон 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года.
- Закон 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года.
- Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — в этом документе утверждаются изменения в бланке формы СЗВ-ТД;
- Приказ Министерства Труда № 23н от 20.01.2020 — здесь можно ознакомиться с формами бланков СТД-Р и СТД-ПФР.
- Приказ Министерства Труда № 320н от 19.05.2021 — В документе отражено утверждение нормативов по ведению и хранению электронных трудовых книжек.
Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки
Стоит отметить, что ЭТК имеет ряд важных достоинств, которые проявляются в сравнении с бумажной формой документа:
Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки
Конечно, у ЭТК есть и ряд существенных недостатков:
- Если посмотреть электронную трудовую книжку, в ней не найти такой информации как, государственные или ведомственные награды, а без них работник не сможет оформить звание Ветерана Труда. Так, наличие наград придется подтверждать.
- Имеется вероятность, что данные о сотрудниках могут утечь в руки злоумышленников. Риск взлома информационных порталов всегда имеет место быть несмотря на то, что Пенсионный Фонд утверждает, что ресурс обеспечивает надежное хранение сведений.
- Если в вашей трудовой книжке, есть сведения, которые могут иметь негативное влияние при приеме на последующую работу, скрыть их уже не получится. Бумажный вариант можно «потерять», «случайно постирать» или придумать что-то еще. Но если на вас заведена ЭТК, и вас уволили по статье, каждый последующий потенциальный работодатель будет знать об этом.
- Чтобы трудовой стаж отобразился в электронной трудовой книжке, работодатель обязан передать данные в ПФР. Советуем сохранять все подписанные трудовые договоры и соглашения, а также периодически запрашивать выписку из ЭТК.
Новые правила ведения электронной трудовой книжки
В связи с появлением ЭТК на руководителей предприятий возлагается обязанность передавать в ПФР отчетность о деятельности своих сотрудников. Отчеты имеют формы СЗВ-ТД. Сегодня документ несколько видоизменился в сравнении с 2020 годом, в нем появились следующие разделы:
- Пятизначный код выполняемой функции согласно Общероссийскому классификатору занятий. Заполнение этой графы является строго обязательным.
- Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера или на территории, приравненной к нему, эта информация также заносится в ЭТК.
Заполнение формы производится для каждого сотрудника организации. Форма предоставления отчетности напрямую зависит от численности штата в предыдущем месяце (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):
- Если штат превышает 25 человек – оформление отчета по форме СЗВ-ТД осуществляется только в электронном виде.
- Если на предприятии работает менее 25 сотрудников, — можно подать отчет как в электронном, так и в бумажном виде.
Получите подробную стратегию для новичков на 2024 год, как с нуля выйти на доход 200 000 ₽ за 7 месяцев
Приглашаем вас на бесплатный онлайн-интенсив от Geek Brains.
За 3 часа эксперты подробно разберут каждый шаг новичка в IT, от составления резюме до выхода на зарплату в 200 000 ₽.
Также сразу после бесплатной регистрации на интенсив на вашу почту придут подарки от Geek Brains из закрытой базы:
Точный инструмент «Колесо компетенций»
Для детального самоанализа по выбору IT-профессии
Список грубых ошибок в IT, из-за которых сразу увольняют
Об этом мало кто рассказывает, но это должен знать каждый
Мини-тест из 11 вопросов от нашего личного психолога
Вы сразу поймете, что в данный момент тормозит ваш успех
Правила, актуальные для хранения электронных и бумажных трудовых книжек были изменены 01.09.2021 года. Основанием для них послужил Приказ Министерства Труда России от 19.05.21 № 320н. Главные изменения приведены ниже:
- За работодателем сохраняется право самостоятельно выбирать форму журналов по учету трудовых книжек.
- В трудовых книжках, имеющих бумажную форму, можно делать записи, напечатанные на принтере. Также допускается использование штампа и факсимиле.
- В Приказе утвержден формат дубликата документа.
Форма СЗВ-ТД заполняется на каждого сотрудника компании, имеющего официальное оформление. В число таких работников входят совместители, как внутренние, так и внешние, и те, кто работает удаленно. Если специалисты работают по договору аутсорсинга, информацию о них передавать не нужно.
Отчет должен содержать следующие сведения:
- Сведения о работодателе — его регистрационный номер в Пенсионном Фонде, наименование, ИНН и КПП.
- Сведения о сотруднике — полное имя, дата рождения, номер СНИЛС.
- Информацию о деятельности сотрудника в течение отчетного периода: прием на работу, увольнение, повышение, перевод с одной должности на другую, информацию о том, подавал ли сотрудник заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде.
- Сведения о документе — здесь указывается номер кадрового события, его наименование, дата.
Отчет необходимо заверить, это делает руководитель или сотрудник, имеющий доверенностью. Кроме подписи необходимо поставить печать. Если данные передаются в электронном виде, подтверждение их достоверности осуществляется посредством электронной подписи.