Правила создания документов в сервисе «Выставить счет»:
- Под первичными документами подразумеваются следующие документы: Товарная накладная, Счет-фактура, УПД и Акт.
- Первичные документы создаются на основании и по данным Счета. Некоторые данные, такие как должность руководителя, ФИО руководителя и бухгалтера, печать и подпись, берутся из карточки контрагента.
- При создании первичных документов большинство полей заполняются автоматически. Проверьте их и отредактируйте, если необходимо.
- При создании первичных документов вы можете указать нужное количество отгружаемых товаров или выполненных работ/услуг.
Позиции с количеством «0» (ноль) на печать в первичных документах не выводятся. Используйте это, чтобы исключить товарные позиции из документов.
Отгрузочные документы — это документы, которые подтверждают отгрузку товара при торговых операциях, таким документом является Товарная накладная ТОРГ-12.
Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта (организации или ФИО предпринимателя), составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения в соответствии с классификатором ОКЕИ;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи лиц, предусмотренных ст. 2 п. 6 ФЗ «О бухгалтерском учете», с указанием их фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Правильность оформления первичного учетного документа заключается в указании всех обязательных реквизитов документа и отражении в нём сведений, полностью раскрывающих содержание и особенности совершенной хозяйственной операции.
Право подписи первичных документов имеют руководитель и главный бухгалтер организации. Ими может быть утвержден перечень лиц, также имеющих право подписи первичных учетных документов.
Как устроен процесс отгрузки товара со склада
Прежде стоит отметить, что все работы, производимые в рамках данного бизнес-процесса, выполняются на основании ранее заключенного договора между складским оператором и поклажедателем – владельцем или держателем груза. Данный документ в обязательном порядке должен содержать условия и срок отгрузки товара в случае поступления заявки от поклажедателя.
Участники процесса
Получить продукцию со склада на основании заранее поданной заявки имеет право заказчик, его официальный представитель, или экспедитор. В случае, если товар отгружается представителю или экспедитору, он обязан предоставить:
- доверенность на получение ТМЦ, оформленную в соответствии с требованиями законодательства РФ;
- документ, удостоверяющий личность.
В случае, если заказчик услуги передал по доверенности право использовать свою печать складскому оператору, предоставление данных документов не требуется.
Формирование отгрузочных документов
Отгрузочные документы это бумаги, подтверждающие факт выдачи товарно-материальных ценностей поклажедателю со склада, в соответствии с запросом. Складской оператор оформляет один отгрузочный документ – акт о выдаче ТМЦ, содержащий наименование и количество отгруженного товара, время выдачи и ряд других данных. После подписания данного документа заказчиком или его представителем, считается, что груз сдан поставщику в соответствии с договоренностями.
Акт о выдаче ТМЦ формируется на основании заявки, поданной заказчиком. При наличии соответствующего пункта в договоре, сама заявка может быть приравнена к акту.
Сроки отгрузки товаров
Важный аспект рассматриваемого бизнес-процесса – планирование отгрузок на складе. Только при должном уровне планирования возможны своевременные поставки. Отгрузки можно разделить на 2 категории:
Чтобы обеспечить высокое качество обработки и соблюдение сроков, складской оператор должен грамотно выстроить не только процесс запланированных отгрузок, но и срочных. Во втором случае стоимость для клиента, как правило, возрастает.
Оптимизация процесса отгрузки
Процесс оптимизации направлен на снижение затрат при выполнении складских операций и увеличение скорости обработки. В результате складской оператор улучшает условия отгрузки, и снижает стоимость услуг.
Ощутимый эффект дает оптимизация следующих этапов:
- Внедрение и оптимизация системы подачи и обработки запросов.
- Усовершенствование системы учета и внедрение реструктуризации.
- Ускорение комплектации заказов.
Оптимизация – непредсказуемый и индивидуальный процесс. Для его начала требуется знать слабые места, текущие временные и качественные показатели каждого этапа. После их замера начинается последовательная оптимизация процессов и контроль результатов.
Оптимизация системы приема и обработки заявок
Добиться высокой скорости приема и обработки заявок можно с помощью специализированной автоматической системы, которая позволяет:
- поклажедателю в режиме онлайн за 3-5 минут заполнить необходимые данные для выдачи партии товара;
- складской или транспортной компании моментально обработать полученную заявку, поставить заказ в очередь на обработку, и осуществить приемку в назначенное время.
Например, компания «Партнер» предоставляет каждому клиенту доступ в личный кабинет, где заказчик может создавать заявки на прием, отгрузку, хранение продукции за считанные минуты. А также просмотреть поданные за все время заявки и отследить ранее отгруженные товары.
Оптимизация системы учета и реструктуризация
Гибкие условия работы, позволяющие увеличить скорость выполнения операций, могут быть достигнуты только при использовании специализированных автоматических систем учета товаров. Складские комплексы A-класса применяют систему Warehouse Management System. Она создана для обработки стандартных грузов, в связи с чем является не такой гибкой, как системы 1C или EKAM и им подобные.
Использование таких систем позволяет увеличить гибкость работы, за счет возможности оперативного изменения наименований и количества позиций в системе.
Помимо грамотного внедрения программы для учета, требуется применение реструктуризации – сокращения бесполезной площади, занимаемой продукцией при обеспечении легкого доступа к каждой единице товара. Это позволяет не только ускорить обработку, но и снизить стоимость хранения единицы товара для клиента.