Карточка предприятия для ИП отличается от обычной визитки тем, что содержит весь необходимый набор данных для делового взаимодействия с контрагентами при осуществлении предпринимательской деятельности. Ею обмениваются с потенциальными партнерами, а также с теми, с кем уже налажены деловые связи.
В зависимости от вида и содержания, документ может быть похожим на рекламный буклет или более напоминать визитку. В нем содержится вся учетная информация для заключения договоров, оформления счетов, накладных и других документов, составляемых в процессе работы предпринимателя.
После получения карточки ИП компания-контрагент вносит из нее все данные в свою клиентскую базу. Сведения должны быть достоверными и актуальными на момент заключения сделки. Допущенные ошибки могут повлечь отмену сделки или затормозить финансовые операции.
По данным, взятым из визитки, можно также проверить надежность партнера, получить информацию о долгах перед бюджетом и отношении к списку неисполнительных поставщиков. Для этого можно воспользоваться сайтом ФНС.
Важно! Если произошли изменения данных, содержащихся в документе, следует уведомить письменно об этом все заинтересованные субъекты (компании, предпринимателей, ИФНС) либо отправить новый вариант.
Каким нормативом регулируется
Карточка для ИП не является формуляром, обязательным для составления предпринимателями. Она сформировалась самостоятельно в процессе коммерческой деятельности и зарекомендовала свою практичность и состоятельность. Нет закона, в котором устанавливались бы определенные правила для заполнения данной бумаги.
Однако, существует норматив, регулирующий оформление первичных документов и внесение в них реквизитов (Ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Поэтому сведения об ИП должны быть указаны в соответствии с этим актом.
Кто отвечает за оформление
Чаще всего индивидуальный предприниматель не содержит в своем штате юридический отдел. Поэтому разработкой внешнего вида и структуры карточки может заняться бухгалтер или сам ИП, используя для этого существующие шаблоны и примеры.
Особенности заполнения
Структуру и форму карточки предприниматель может разработать самостоятельно, внеся в нее обязательные и необязательные данные об ИП. Существует ряд реквизитов, которые традиционно используют в процессе деятельности. Вот их и рекомендуется указывать в данном документе. Это:
- Полное ФИО частного предпринимателя.
- Сокращенное название.
- ИНН, ОГРНИП. с расшифровкой.
- Юридический, фактический и электронный адреса.
- Контактные данные – телефоны (стационарный и мобильный), факс.
- Платежные реквизиты банка – наименование, БИК, корреспондентский, расчетный и лицевой (при наличии) счета.
- Система налогообложения.
- Другая важная информация (сведения о лицензиях для проведения определенного вида деятельности, время работы ИП, известные компании-партнеры и т.п.).
Рекомендуется указывать сведения, полезные для развития предпринимательской деятельности. Не следует перегружать карточку лишней информацией. Например, не нужно расшифровывать все коды деятельности, если их много, так как на сайте ФНС можно заказать бесплатно об этом справку. Нужно описать только те, которые являются основными.
Если имеется фирменный бланк с логотипом, то можно использовать его для расположения на нем всей необходимой информации. Такой документ сильнее привлечет внимание и создаст впечатление состоятельного предпринимателя. Если своего бланка нет, то распечатать карточку можно на обычном листе формата А4. Желательно поставить внизу печать и подпись ИП.
К сведению. Карта ИП отличается от такого же документа для организации лишь в части регистрационной информации: ИНН содержит 12 знаков вместо 10, нет КПП и ОРГНИП состоит из 15 знаков вместо 13 в ОГРН юрлица.
Использовать карту можно не только в бумажном варианте, но и в электронном виде и отправлять контрагентам через дистанционные каналы. При оформлении нужно применять текcтовый редактор Word или табличный Excel. Форматы для изображения (jpeg, pdf, png) неудачные, т.к.
скопировать необходимую информацию и перенести в базу данных не получится. Придется набирать ее вручную, и вероятность появления ошибки увеличится.
Образцы
Суть и назначение
После получения карточки предприятия от будущего партнера, компания заносит все сведения из нее в свою базу данных, а затем указывает их в накладных, счетах, договорах и иных документах, составляемых в процессе совместной работы. Поэтому вся информация должна быть достоверна. А это:
- адресные данные;
- информация о направлении деятельности;
- финансовом состоянии;
- сведения о постановке на учет в ИФНС;
- о руководителе фирмы и контактном лице;
- платежные и контактные реквизиты.
Вручать карточку своего предприятия желательно всем организациям, с которыми выстраиваются деловые отношения. К примеру, продавец товаров берет из нее учетные данные о покупателе, чтобы занести их в выставленный счет и накладную. Покупателю сведения о продавце также нужны, но для заполнения других документов — актов выполненных работ или договоров.
Карточка предприятия предоставляется партнеру по бизнесу один раз — в самом начале сотрудничества. Но если указанные в ней реквизиты меняются, организация должна отправить уведомление всем деловым партнерам, чтобы те внесли изменения в свою базу данных. Можно выслать им новую карточку с комментарием или уведомить лично.
Обязательные сведения
Карточка предприятия — это произвольно составленный документ, не упоминающийся ни в одной законодательной статье. Однако информация, которая может понадобиться клиенту в процессе работы, должна содержаться в ней в полном объеме.
Со временем сформировался стандартный формат заполнения карточки. Но любое предприятие имеет право создать свой собственный бланк, оформив его таким образом, чтобы выделить из толпы однотипных и обратить на себя внимание потенциальных партнеров.
По стандарту основными сведениями в карточках предприятий для ООО являются:
- Полное и сокращенное название предприятия;
- Юридический и фактический адреса;
- Почтовый индекс;
- Номер и дата постановки на учет в реестре;
- ИНН, ОГРН, КПП, ОКОГУ, ОКАТО, ОКВЭД;
- Номер банковского счета;
- Название банка, в котором отрыт счет;
- БИК банка;
- Корреспондентский счет банка;
- Номер телефона и факса;
- Электронная почта;
- Имя, фамилия и отчество директора организации;
- И на основании чего представитель фирмы действует (Устав).
В образце карточки предприятия для ИП содержится меньше сведений, чем для юридических лиц. К важным реквизитам относят:
- название ИП;
- юридический адрес и фактический, если они совпадают, пишется только юридический;
- почтовый адрес;
- ИНН, ОГРНИП, ОКВЭД;
- расчетный счет;
- наименование обслуживающего банка;
- БИК банка;
- корреспондентский счет банка;
- номера телефона и факса;
- адрес электронной почты и сайта (если есть);
- ФИО директора ИП или самого ИП.
Рассмотрим на примере, как и какие сведения вносить в личную карточку индивидуальному предпринимателю, перечислив их в таблице:
Как оформить карточку ИП
Карточку предприятия можно использовать не только как список реквизитов, необходимых для сотрудничества двух предприятий. Если подойти к ее оформлению с умом и каплей фантазии, можно сотворить действенную рекламную визитку.
К примеру, если составить в Word свой фирменный бланк с логотипом и броской фотографией, можно привлечь внимание к своей фирме. Таким образом вы выделитесь из толпы и сможете рассчитывать на сотрудничество с крупными компаниями. Яркая карточка, оформленная на фирменном бланке, привлекает больше внимания, чем обычный листок А4 с перечнем информации.
Что можно указать на карте предприятия для ИП или ООО:
- Если у вас есть собственный сайт, предложите возможным партнерам посетить его, чтобы они смогли познакомиться с вашим бизнесом поближе.
- Рекламное изображение. Любое фото привлекает больше внимания, чем информация. Можете разместить небольшое изображение вашего предприятия или ассоциируемую со сферой вашего бизнеса картинку. К примеру, если вы производите детские игрушки и разместите на карточке изображение со счастливыми детишками с медвежатами в руках, у возможного контрагента будет больше шансов вспомнить о вас, когда ему понадобиться партия подобного товара.
- Логотип. Его можно указать, чтобы клиент, увидев рекламу вашего товара, моментально соотнес ее содержание с вашей фирмой и задумался о заключении отношений именно с вами.
- Время работы в конкретной сфере бизнеса. Это позволит клиенту оценить вашу надежность.
- Вид деятельности. Не каждый бизнесмен станет искать указываемый в карте ОКВЭД, чтобы узнать, чем именно занимается ваша компания. Поэтому можно расшифровать этот код. Не обязательно перечислять все виды оказываемых услуг, достаточно обобщенного названия. Карта должна быть компактной и легко читаемой, а не километровым списком информации.
Скачайте образец фирменного бланка ИП в формате Word. Один из примеров карточки предприятия на фирменном бланке представлен на фото.