Как выглядит электронная трудовая книжка

Начнём разбираться с нововведением с основного понятия:

Электронная трудовая книжка – оцифрованная копия классической бумажной трудовой.

Электронный документ по составу очень схож с его бумажным собратом и содержит следующие поля:

Структура электронного бланка практически полностью повторяет все разделы классической бумажной трудовой книжки. Однако, существует и одно незначительное отличие.

В ЭТК нет раздела, в котором фиксируются награждения работника. Эта информация требуется при оформлении различных почётных званий и льгот. Например, «Ветеран труда».

Регулируется порядок оформления целым рядом федеральных законов и правительственных постановлений.

Основные из них представлены в таблице:

Здесь можно найти всю нужную тематическую информацию. Советую ознакомиться. Если возникнут сложности, пишите в комментариях. Мы обязательно оперативно поможем разобраться!

Что лучше: электронная или бумажная трудовая – плюсы и минусы

Оба варианта имеют как достоинства, так и недостатки.

Для удобства я сгруппировала их в одну таблицу.

2. Привычный формат трудовой книжки.

2. Предполагается, что это наиболее надёжный способ хранения данных.

3. Меньше ошибок.

4. Упрощённое получение пособий.

5. Получение необходимых сведений электронно в режиме 7/24.

2. Сложно восстановить данные при утрате бумажного варианта трудовой книжки.

3. За бланк книжки при первичном её оформлении или добавление вкладыша берётся плата.

Внимательно проанализируйте их. Так вам будет легче определиться с выбором.

Стоит ли переходить на электронную книжку – мнение эксперта

Моё мнение: стоит! Но не прямо сейчас, а ближе к концу 2021 г. К тому времени отладится алгоритм взаимодействия между ответственными сторонами процесса, решатся большинство проблем, возникающих на начальном этапе.

На данный же момент порядок ведения ЭТК вызывает много вопросов на местах в компаниях и организациях. Наверняка ещё не раз будут вноситься поправки в законодательство, регулирующее этот вопрос. Поэтому рекомендую не спешить.

Особенно мой совет актуален для той категории граждан, кому осталось совсем немного до пенсии, мамочек в декрете и т.п.

Помните!

Выбрав электронный формат, а затем передумав, вы не сможете вернуться к её традиционной бумажной форме.

Можно ли отказаться от ЭТК?

Переход на электронную версию трудовой книжки для сотрудников, имеющих бумажный вариант документа, либо успевших устроиться на работу до 31.12.2020 г. – дело сугубо добровольное! Никто не заставит вас переходить на ЭТК принудительно.

Если гражданин устраивается на работу впервые в 2021 г., и у него ранее не было трудовой книжки, то выбирать вариант её оформления ему не придётся. Для этой категории работников предусмотрены только ЭТК.

Как и где оформить ЭТК самостоятельно – пошаговая инструкция

Формированием данных для электронных трудовых книжек занимаются работодатели. Если по каким-либо причинам вы не работаете, то никаких действий предпринимать не нужно до тех пор, пока не решите выйти на работу.

При трудоустройстве до 31.12.2020 г. кадровик компании-работодателя предложит определиться с форматом трудовой книжки и заполнить один из 2-х вариантов заявления.

Внимание!

В любом случае работодатели, начиная с 01.01.2020 г., по всем кадровым перемещениям направляют информацию по каналам ЭДО в ПФР для их фиксации в электронных трудовых книжках. То есть, на весь персонал, независимо от выбранного формата документа, в обязательном порядке Фондом формируется его электронный вариант.

Разница лишь в том, что при выборе ЭТК, работник получает трудовую книжку на руки и больше в ней никогда никаких записей делаться не будет. При выборе бумажного варианта кадровая служба компании вынуждена подавать сведения в электронном виде в Пенсионный фонд и параллельно делать аналогичные записи в её бумажной версии.

По всем поступившим на работу в январе 2021 г. и позже, работодатели автоматически переведут учёт кадровых мероприятий в электронный вид. Надлежаще оформленный бумажный вариант книжки будет выдан работнику на руки.

Пример оформления записи:

С этого момента трудовая книжка будет храниться у вас. Позаботьтесь о её сохранности. Информация, содержащиеся в этом документе, потребуется вам ещё не раз. Например, при выплате пособия по временной нетрудоспособности.

Наталья Соколова несколько месяцев назад перешла работать в новую организацию. До этого по прежнему месту работы она подала заявление и перешла на ЭТК.

И всё было хорошо до тех пор, пока девушка не оформила больничный лист, а вернее, пока не получила оплату за дни болезни. Размер пособия по листку нетрудоспособности зависит от страхового стажа и среднего заработка.

Страховой стаж	% от среднего заработка
6 мес.-5 лет	60
5-8 лет	80
свыше 8 лет	100

Страховой стаж Натальи 15 лет, а значит, она могла рассчитывать на полноценный доход, равнозначный её обычной зарплате.

Однако получила сущие гроши.

Причина: работодателю для расчёта пособия по больничному листу были доступны только данные о стаже начиная с 2020 г. Девушка не предоставила вовремя бумажную трудовую книжку, т.к. не помнила, куда её положила.

Стаж не подтверждён, поэтому размер выплат составил 60%, вместо 100%. Конечно, позже сделали перерасчёт и пособие доплатили, но понервничать Соколовой всё же пришлось.

А теперь представьте, что бы было, если бы бумажный вариант трудовой книжки не нашёлся. Едва ли девушке удалось бы быстро восстановить информацию о стаже за 15 лет.

И таких случаев может быть немало. Вот вам ещё одна ситуация, часто встречающаяся на практике после введения ЭТК.

Михаил Звягинцев недавно приехал в Казань. В скором времени он решил купить квартиру по ипотеке. Подобрал вариант, но продавцы недвижимости ждать долго не могли. Поэтому ипотечный кредит надо было оформить быстро. Подходящее кредитное предложение нашлось в одном из местных банков.

Мужчина оперативно собрал документы, взял справку о трудовой деятельности у своего нынешнего работодателя. Банк документы проверил и запросил подтверждение стажа за последние 10 лет. Вот здесь и потребовалась «старая» бумажная трудовая книжка, т.к. в справке были лишь данные за текущий 2020 г.

Но вот незадача, не было у Михаила её с собой. Часть деловых бумаг он оставил в доме родителей в другом городе. Пока Звягинцев ездил за книжкой, квартиру продали.

Так что, получив трудовую книжку на руки, берегите её и держите при себе!

Выписка из ЭТК – как получить и как проверить

Получить выписку можно онлайн одним из 2-х способов:

• через личный кабинет на официальном портале ПФР;
• через сайт «Госуслуг» РФ.

Рассмотрим подробнее вариант получения выписки через портал «Госуслуги». Чтобы воспользоваться услугой, нужна подтверждённая учётная запись.

Шаг 1. Переходим на сайт «Госуслуги РФ».

Шаг 2. Входим в свой личный кабинет. Кнопка в самом верху справа.

Шаг 3. Выбираем раздел «Услуги».

Шаг 4. Находим вкладку «Органы власти» и «ПФР».

Шаг 5. Выбираем пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».

Шаг 6. Нажимаем на строку «Получить выписку онлайн». Далее следуем инструкции.

Шаг 7. Получаем готовую выписку в своём ЛК или на электронной почте. Срок формирования в течение суток. Обычно 15-30 минут.

Шаг 8. Сверяем записи с оригиналом.

Сведения будут подтверждены ЭЦП ответственного сотрудника ПФР. При необходимости документ можно распечатать.

Если требуется бумажный вариант выписки, то следует лично с паспортом обратиться в:

• клиентское подразделение пенсионного ведомства;
• многофункциональный центр;
• кадровую службу по последнему месту работы.

Видео-инструкция по проверке сведений по ЭТК:

Информация для работодателя

Независимо от масштабов компании и количества сотрудников работодателю необходимо до 31 декабря 2020 г. получить у персонала компании заявление о выборе способа фиксирования сведений о трудовой деятельности.

Кроме того, кадровые службы компаний должны подготовиться к переходу.

Мы рекомендуем следующий комплекс подготовительных мероприятий:

1. Вручить уведомление каждому сотруднику о предстоящем переходе.
2. Приказом назначить ответственного, определить перечень и сроки планируемых мероприятий.
3. Создать email для электронного документооборота, приёма запросов сотрудников на выдачу сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
4. Проверить технические возможности используемого в компании программного обеспечения для бесперебойной передачи информации в ПФР.
5. Провести проверку сведений, содержащихся в бумажных экземплярах, на предмет корректности заполнения.
6. Внести изменения в локальную нормативную документацию компании, дополнив их информацией о порядке обработки/хранения/выдачи сведений о трудовой деятельности сотрудников.
7. Утвердить перечень и график сдачи отчётности.
8. В январе 2021 г. организовать выдачу бумажных экземпляров работникам, перешедшим на электронный формат.

Как вести учёт и отчётность автоматизированным способом

Для организации учёта и составления отчётности по трудовой деятельности персонала с учётом всех нововведений во все применяемые для этих целей программные обеспечения разработчиками оперативно вносились необходимые правки.

Например, в 1С без проблем можно заполнить и распечатать необходимые заявления, провести их проверку и отправить отчёты напрямую в Фонд.

Я подготовила на этот счёт мини-инструкцию:

1. Входим в 1С.
2. Выбираем из меню раздел «Зарплата и кадры».
3. Идём в пункт «Электронные трудовые книжки».
4. Жмём «Создать». Из выпавшего списка выбираем «Заявление о предоставление сведений о трудовой деятельности». В открывшейся форме нажимаем заполнить.
5. Проверяем данные. Сохраняем и проводим запись.
6. Распечатываем документы. Подписываем у сотрудников.
7. Переходим в раздел регламентированные отчёты. Нажимаем создать «СЗВ-ТД».
8. В открывшемся отчёте выбираем текущий месяц. Жмём «Заполнить».
9. Форма заполняется информацией по сотрудникам, по которым были сформированы заявления.
10. Нажимаем поочерёдно: запись-провести-проверка-отправить.

Не пользуетесь бухгалтерскими сервисами? Не беда! Сформировать и передать отчёт можно прямо в ЛК страхователя на официальном портале Пенсионного ведомства.

Отчёты в ПФР

В связи с переходом на ЭТК с января 2020 г. все работодатели предоставляют отчётность по форме СЗВ-ТД.

Отчитываться нужно по всем работникам (штатным, и совместителям: внутренним и внешним), независимо от выбранного ими варианта ведения трудовых книжек, при наступлении следующих событий:

Совет!

Сомневаетесь, подавать или нет сведения? Посмотрите, есть ли ваше кадровое мероприятие в перечне в отчёте. Если его там нет, то СЗВ-ТД не отправляем.

Срок подачи отчёта по уволенным/принятым работникам: не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа.

По прочим перемещениям персонала отчитываемся до 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло данное событие.

Важно!

Подаём сведения о трудовой деятельности только с 01.01.2020 г. и далее. На сегодняшний день перед работодателями не стоит задача полной оцифровки для ПФР бумажных трудовых книжек персонала.

Всеми тонкостями формирования электронной отчетности по ЭТК вы овладеете, просмотрев видео ниже:

Как принять/уволить работника

Приём и увольнение сотрудников явление довольно частое в любой фирме. С появлением ЭТК никаких особых изменений этот процесс не претерпел.

Вот так выглядят пошагово эти процессы: