Докладная это

Как уже было отмечено ранее, докладная записка составляется при обнаружении нарушения правил поведения одним из сотрудников предприятия. Речь может идти о правилах внутреннего трудового распорядка, положений по охране труда или иных локальных нормативных актах работодателя. Процедура утверждения факта нарушения разбирается в другом нашем материале (акт о нарушении трудовой дисциплины).

Любой приказ руководителя должен иметь под собой основание и обоснование. Под первым понимают ссылку на какой-либо документ, закон, а под вторым – объяснение реальных причин принятия решения. Докладная записка в купе с составленным по всем правилам актом выступят в качестве основания.

Кто пишет официальную бумагу

Автором служебной записки является то же лицо, что и обнаружило факт нарушения, составило соответствующий акт. В теории это может быть совершенно любой сотрудник предприятия, вовремя проявивший бдительность. Работник в любом случае должен обладать навыками работы с документами, чтобы не допустить критических ошибок при написании записки.

Отличие от иных видов записок

Докладную записку часто путают со служебной и объяснительной. Необходимо проводить между ними чёткое разграничение по следующим основаниям:

• во-первых, докладная записка всегда носит вертикальный характер. Именно этим она отличается от служебной, но не от объяснительной;
• во-вторых, докладная записка составляется исключительно по факту нарушения норм трудового законодательства;
• в-третьих, докладную записку может написать абсолютно любой работник компании, а объяснительную только сам нарушитель;
• в-четвёртых, докладная записка не является обязательным элементом внутреннего документооборота в отличие от объяснительной. По общему правилу работодатель не имеет права применить к подчинённому дисциплинарное взыскание, не взяв с него объяснения.

Форма документа

В силу того, что докладная записка не является одним из основных документов, регулирующих трудовые правоотношения, органы государственной власти не предъявляют к её форме и содержанию никаких требований, за исключением общих. Докладная записка всегда пишется в свободной форме. Что касаемо общих требований, то речь идёт о соблюдении следующих моментов:

• деловой стиль языка;
• обозначение реквизитов (дата, место);
• от кого и кому подаётся бумага;
• подпись автора записки;
• расшифровка автографа.

Написать официальную бумагу можно одним из двух стандартных сложившихся на практике способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Оба варианта по итогу будут обладать равной юридической силой при условии заверения автографом составителя. Документ обычно составляется на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Отметим, что записка в любом случае должна быть заверена именно «живым» автографом работника, так что даже компьютерный вариант придётся распечатать на принтере.

Объясняем, как правильно написать записку

По своей структуре докладная записка делится на три составных элемента: реквизиты, предмет и автограф работника. Необходимо уделить должное внимание каждому из них.

Первым делом разберёмся с реквизитами. В правом верхнем углу листа бумаги отмечаем, кому и от кого подаётся записка. В дательном падеже прописываем ФИО руководителя, его должность на предприятии согласно штатному расписанию.

Чуть ниже обозначаем те же данные, но уже о заявителе. Следующим шагом присваиваем записке уникальный номер для документооборота, дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления.

Ниже по документу берёт своё начало основная часть, в которой необходимо ёмко описать случившийся инцидент. Затем предлагаем директору принять какие-то меры в отношении нарушителя и переходим к подписанию. Как только все вышеуказанные моменты будут прописаны на бумаге, своим автографом его заверяет составитель.

Не забываем отметить, что записка передаётся вместе с соответствующим актом.

Примерный образец

Довожу до Вашего сведения, что 9.09.2024 г. в 10 часов 30 минут (2 часа 30 минут с начала рабочего дня) младший юрист Ватов Н. Д. был обнаружен на рабочем месте спящим в состоянии алкогольного опьянения. Объяснить своё поведение, расписаться в акте Ватов отказался. Работник был выведен с территории предприятия.

Предлагаю отстранить Ватова Н. Д. от работы на 3 рабочих дня и применить дисциплинарное взыскание в виде увольнения.

Образец внутренней докладной записки

о прогуле, совершенном дежурным.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2015, дежурный по школе Петрова Валентина отсутствовала на дежурстве в столовой на второй перемене. Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В., предоставлено не было. В связи с вышеизложенным предлагаю объявить Петровой В. выговор.

Что такое докладная записка?

Докладная записка – это способ вертикальной связи в компании, письменное изложение какого-либо рабочего вопроса, адресованное руководителю отдела, организации или вышестоящему учреждению.

Адресантом документа может выступать сотрудник по собственной инициативе или по поручению руководящего состава.

В связи с отсутствием единой формы документа, докладную составляют с учетом общепринятых правил оформления деловой документации либо в соответствии с инструкцией, разработанной для внутреннего пользования.

Допустимо составление и оформление, как в письменном, так и в печатном виде.

После стандартной «шапки» документа, содержащей должности и ФИО адресата и составителя, указывается его название, а затем излагается основная мысль, которую условно делят на три блока:

• блок 1 – описание событий или причин, повлекших обращение к руководству;
• блок 2 – собственный анализ сложившейся ситуации и варианты решения проблем;
• блок 3 – вывод, сформированный на основе первого и второго блоков.

Готовой докладной присваивается индивидуальный регистрационный номер.

Справка! При составлении докладной записки принято опираться на ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации».

На фото пример документа:

В каких случаях она необходима?

Докладные записки чаще всего составляются для решения вопросов, которые условно можно разделить на 3 группы:

• группа 1 – вопросы, относящиеся к основной деятельности организации;
• группа 2 – вопросы, затрагивающие административно-хозяйственную деятельность;
• группа 3 –вопросы, связанные с работой кадрового состава.

В первую группу можно отнести ситуацию, когда существующая проблема мешает работе организации, а ее решение находится вне компетенции составителя, к примеру, необходимость дополнительного финансирования.

Во второй группе поводом для жалобы становятся неисправная работа техники, нарушающая рабочий процесс или являющаяся причиной его прекращения.

Лидером по количеству докладных среди трех групп является последняя, связанная с кадровым составом.

Поводом для составления документа может выступать дисциплинарное нарушение, халатное отношение к работе, перевод на другое рабочее место в связи с производственной необходимостью, профессиональные достижения сотрудника и тд.

Когда составление не требуется?

Получение руководителем докладной записки требует от него ответной реакции, принятия каких-либо действий, особенно, если это касается дисциплинарных нарушений.

Прогульщика руководитель должен «наказать рублем» или объявить ему строгий выговор. В некоторых случаях дело может дойти до увольнения.

Не стоит писать докладную, если:

1. вами движет личная неприязнь;
2. отсутствует доказательная база нарушения;
3. нарушение незначительно и не повлияло вовсе на эффективность работы;
4. техническая неполадка была своевременно устранена.

Кроме того, не следует путать назначение различных форм внутреннего документооборота и составлять докладную, когда можно обойтись обычной служебкой.

Чем отличается от служебной и объяснительной?

Докладную записку часто путают со служебной и объяснительной, однако, несмотря на сходство данных документов, заменять один другим недопустимо из-за их отличительных особенностей.

От служебной записки докладную отличают следующие черты:

• характер обращения – служебная является строго внутренним документом, тогда как докладная может быть направлена и за пределы организации;
• служебная записка обеспечивает связь на горизонтальном уровне «руководитель – работник одного уровня», а докладная – на вертикальном «сотрудник-руководитель».

От объяснительной записки докладная отличается смысловой нагрузкой и структурой документа. Объяснительная состоит из двух блоков, один из которых отражает факт, инициировавший ее составление, а второй объясняет, почему сложилась данная ситуация.

К примеру, гр-н Соловьев отсутствовал на работе 4 часа и 30 минут, из-за чего на него написали докладную. Руководитель вызвал Соловьева «на ковер» и потребовал изложить на бумаге причины его отсутствия на работе в форме объяснительной.

Какие виды докладной существуют?

Принято выделять две классификации докладной записки:

1. в зависимости от адресата;
2. по содержанию.

Первая классификация делит записки на внутренние – направлены к руководителю организации или структурного подразделения, и внешние – направлены в инстанции за пределы организации.

Важно! Документ, адресованный за пределы организации, оформляется на фирменном бланке организации, документ для внутреннего пользования может быть составлен на обычном листе формата А4.

По содержанию выделяются следующие виды:

• информативная – периодическое информирование о рабочем процессе;
• инициирующая – жалоба или рекомендация, побуждающая адресата к действию;
• отчетная – уведомление руководителя о завершении вверенного адресанту задания и его результатах.

Докладная записка относится к юридически значимым документам, несмотря на отсутствие унифицированной формы, и единого бланка. При составлении документа адресант должен гарантировать достоверность данных и обоснованность своего обращения.

Что такое служебная записка

Документ подготавливается тогда, когда появляется потребность сообщить ответственным либо руководящим сотрудникам о разных проблемах, появляющихся либо имеющих повышенный риск появиться в производстве и негативно сказываться на ее качестве.

Хотя служебная записка используется для определенной задачи — устранения неполадки при работе, по собственному исполнению она бывает:

• аналитическая (имеет анализ доступной ситуации);
• докладная (информирует о появившейся трудности); (может раскрыть взгляды специалистов на причину проблем);
• пояснительная (где излагаются важные моменты производства, функции которых нужно для быстрого и качественного разрешения проблем).

В основном служебную записку используют как форму общения среди отделов одной компании как метод горизонтальных коммуникаций. Намного реже такие документы идут в адрес иных компаний, в таком случае документ именуется внешней служебной запиской.

Главная отличительная черта служебной записки заключается в том, что она не просто информирует о проблеме, но и хранит просьбу ее разрешить и соответствующее предложение в данном направлении.

Виды докладных записок

Докладную записку можно назвать строго иерархичным документом, поскольку он всегда направляется от подчинённого непосредственному руководителю. Исключение составляют случаи, когда сотрудник хочет рассказать о проступках своего руководителя вышестоящему начальству.

В докладной записке всегда называют Ф.И.О. человека, в отношении которого требуется принятие каких-либо мер. Выделяют несколько форм доклада начальнику:

Внутренние и внешние. Под внутренними понимаются документы, направляющиеся руководству любого уровня внутри компании. Под внешними — записки, направляющиеся в другую организацию. Например, строительная фирма входит в саморегулируемую организацию (СРО), и можно рассказать ей о нарушениях, встречающихся в компании.

Позитивные и негативные. Образец докладной на имя директора может носить и позитивный характер. Например, сообщать о перевыполнении планов и предложении премировать самых активных сотрудников. Негативные сообщают о неприятных инцидентах внутри организации — например, о невыполнении трудовых обязанностей кем-то из коллектива.

Информационные. Они могут сообщать о выполнении какого-то этапа работ, предложить какую-то новую идею для внедрения в производственном процессе, предоставить отчёт о завершении какого-то проекта и ожидания новых распоряжений.

Для того, чтобы быстрее доносить до руководства информацию о различных инцидентах, можно воспользоваться инструментами кадрового электронного документооборота (КЭДО). В сервисе можно:

утвердить разные образцы форм докладных записок для отличающихся друг от друга ситуаций — сотрудник сразу сможет выбрать шаблон, заполнить его и отправить вышестоящему руководителю;

ускорить регистрацию докладов начальству — как только документ будет оформлен и загружен в КЭДО, он моментально дойдёт до адресата;

упростить поиск документов — фильтры в сервисе помогут найти необходимую докладную за секунды;

упорядочить хранение документов — сервис КЭДО позволяет собрать всю информацию в одном месте.

Как правильно написать докладную на работника или руководителя?

Текст докладной записки, как правило, оформляется следующим образом:

в самом начале указывается информация об адресате и составителе документа: Ф.И.О., должность, наименование компании;

указывается наименование документа «Докладная записка» и раскрывается, о чём именно пойдёт речь (например, о нарушении трудовой дисциплины);

описываются факты происшествия с именами причастных к нему лиц и датах, когда оно случилось;

указывается вариант решения проблемы (например, просьба сделать выговор сотруднику, который пренебрегает трудовой дисциплиной);

прописывается перечень документов, которые прилагаются к записке, при их наличии;

ставятся подпись и дата.

Рекомендуется придерживаться следующих правил при составлении документа:

Краткость. Ситуацию нужно описать сжато, коротко описывая все важные факты, не выражая никакого субъективного мнения о событии.

Доказательства. После описания инцидента и просьбы принять какие-либо меры желательно приложить доказательства того, что был совершён какой-то проступок, работа действительно завершена или план перевыполнен.

Неанонимность. Составитель докладной записки обязан назвать себя.

Образец написания докладной