Образец заполнения трудовой книжки

Порядок заполнения трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ (ТК РФ).

Записи, сделанные в 2021 году до 01.09., должны соответствовать

• Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 (далее — Правила, постановление № 225);
• Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минсоцразвития № 69 (далее — Инструкция).

С сентября Правила и Инструкция, действовавшие с 2003 г. отменяются.

Записи, сделанные в 2021 году после 01.09., должны соответствовать

• Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н,
• Форме трудовой книжки, утв. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н.

Ответственным сотрудникам стоит ориентироваться на иерархию нормативно-правовых актов. Если другие акты противоречат ТК РФ, применять их не стоит. В случае, описанном выше, необходимо формулировать приказ (а потом и запись в трудовой) в соответствии с кодексом.

Оформлять бумажную трудовую книжку в 2021 г. обязательно только для тех работников, которые отказались от полного перехода на «эектронную трудовую книжку» (электронный учет).

Одновременно с оформлением трудовой книжки нужно взять у сотрудника заявление о том, в какой форме работодатель будет вести учет сведений о трудовой деятельности работника. Работник вправе выбрать бумажную трудовую книжку либо электронный учет в виде сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ в ред.

закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»).

Перечислим основные правила, которые подскажут кадровику, как заполнить трудовую книжку:

• трудовая оформляется для каждого, кто работает на предприятии более 5 дней;
• срок, за который необходимо сделать запись, составляет 7 дней;
• в записях нужно использовать арабские цифры;
• можно писать ручкой черного, синего, а также фиолетового цвета;
• запрещены сокращения и исправления (исправления допустимы только в порядке, предусмотренном п. 27 Правил, и только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»);
• каждая запись должна иметь порядковый номер.

Что касается электронных сведений о трудовой деятельности («электронной трудовой книжки»), то их необходимо формировать как отчет в ПФР по новой форме СЗВ-ТД (подается ежемесячно). Вести кадровый учет только на бумаге теперь не получится, обязательно понадобится пользоваться каким-либо программным обеспечением.

Как заполнять разделы трудовой книжки: пример заполнения

Бланк документа до 01.09.2021 утвержден постановлением № 225 – где взять бланк рассказывается в статье Порядок приобретения, хранения и заполнения бланка трудовой книжки (нюансы). Так, трудовая состоит из нескольких разделов, помогающих идентифицировать личность работника, узнать о его профессии, квалификации, длительности трудового стажа и полученных наградах. Эти разделы содержат:

• личные данные;
• сведения о трудовой деятельности;
• информацию о поощрениях (кроме премий).

Наряду с вышеуказанными общими правилами, для каждого из разделов законодатель разработал специфические правила заполнения, которые мы рассмотрим далее.

Образец, как правильно заполнять трудовую книжку до 01.09.2021 года можно посмотреть по ссылке: Образец заполнения трудовой книжки.

Образец, как правильно заполнять трудовую книжку после 01.09.2021 года можно посмотреть по ссылке: Образец внесения изменения в трудовую книжку в связи со сменой фамилии с 01.09.2021

Как заполняется титульный лист трудовой

Данные о работнике указываются на титульном листе документа. Руководствуясь п. 2 Инструкции, кадровик должен внести:

• личные данные сотрудника так, как они указаны в паспорте, без сокращения;
• информацию об образовании, если у работника есть соответствующий документ;
• название профессии, по которой человеку предстоит работать на предприятии;
• дату заполнения документа.

Все записи должны быть заверены подписями работника и сотрудника кадровой службы, а также печатью организации (при ее наличии). Титульный лист заполняется на первом месте работы человека.

Если у работника изменились личные данные, сотрудники кадровой службы могут зачеркнуть эти данные одной чертой и указать новые. Для этого работник должен представить официальные документы, подтверждающие изменение личных данных, а кадровик — переписать сведения из этих документов на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки. Подробнее об исправлении фамилии в трудовой – в статье Запись о смене фамилии в трудовой книжке – образец.

При желании работодатель может разместить на титульном листе голограмму – о том, для чего используется голографическая наклейка рассказано в статье Куда правильно клеить голограмму в трудовой книжке — образец?

Как правильно оформляется раздел «Сведения о работе»

Сотрудники кадровых служб должны знать, как правильно оформить трудовую книжку, в том числе раздел, где указываются сведения о работе.

Нужно принять человека на работу? В таком случае сотрудник кадровой службы должен руководствоваться п. 3 Инструкции и записать в трудовой книжке под порядковым номером:

• название организации в полном и сокращенном виде;
• наименование структурного подразделения, куда человек устраивается на работу;
• название профессии, по которой будет работать сотрудник;
• дату поступления сотрудника на работу.

Если человек работает успешно, приобретает новый разряд или класс, это необходимо зафиксировать в его трудовой книжке.

Под порядковым номером сотрудник отдела кадров записывает:

• сведения о присвоении работнику более высокого разряда, класса;
• информацию о дополнительных профессиях или квалификациях сотрудника.

Если трудовые отношения исчерпали себя и пришло время расстаться с сотрудником, работодатель должен правильно оформить запись о его увольнении в соответствии с требованиями п. 5 Инструкции.

Для этого в разделе «Сведения о работе» под соответствующим порядковым номером нужно указать:

• причину увольнения;
• дату окончания трудовых отношений;
• название, номер и дату решения работодателя, на основании которого происходит увольнение.

ВАЖНО! Сведения в документе нужно указывать точно, формулировки должны соответствовать трудовому законодательству. Все записи необходимо подтверждать печатью организации (при наличии) и подписью ее руководителя.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Еще один важный раздел трудовой книжки содержит информацию о награждениях, которые сотрудник заслужил в процессе работы. В соответствии с п. 4 Инструкции сведения указываются в таком формате:

• номер записи;
• название организации;
• сведения о награде;
• данные о том, кем награжден сотрудник;
• информация о заслугах, за которые награжден человек;
• ссылка на документ, на основании которого произведено награждение.

Работник кадровой службы должен заполнить этот раздел тщательно и верно, так как данные о наградах влияют на карьеру работника, дают больше возможностей для его дальнейшего трудоустройства.

Как оформить в трудовой книжке особые случаи

Некоторые случаи в трудовых правоотношениях оформляются в трудовой книжке особым образом. К таким случаям можно отнести работу по совместительству. В соответствии с п.

3.1 Инструкции трудовая книжка должна храниться на месте основной работы. Но совместитель может попросить кадровую службу внести дополнительные сведения в трудовую книжку. Для этого достаточно подтвердить факт дополнительной работы.

Можно, например, представить в качестве доказательства трудовой договор с другой организацией.

Перевод на другую работу — достаточно распространенное явление. Такие изменения в трудовых правоотношениях также должны быть зафиксированы в трудовой книжке. При этом указываются:

• номер записи;
• дата перевода;
• информация о переводе;
• название нового отдела или должности;
• информация о распоряжении, на основании которого переводится работник.

В случае утери трудовой книжки работник может получить ее дубликат. Выдать его должно руководство последнего предприятия, где человек работал. Для правильного восстановления трудовой книжки нужно собрать документы, подтверждающие факт работы.

Например, приказы о приеме на работу, трудовые договоры и т. д. Если собрать такие документы невозможно, факт работы устанавливается судебным решением.

Подробнее читайте в статье Образец заполнения дубликата трудовой книжки.

Электронные трудовые книжки приведут к тому, что бумажный вариант, в том числе и дубликат станет не нужен. Почему? Читайте здесь.

Ответственность кадровых работников

Правильное заполнение трудовой книжки — важная составляющая трудовых правоотношений. Если документ будет заполнен неправильно, сотруднику будет трудно доказать свой трудовой стаж. Кроме того, он понесет материальные потери, так как не сможет устроиться на работу с трудовой книжкой, заполненной с ошибками.

За нарушения в данной области возможна ответственность:

• предприятия (административная по ст. 5.27 и 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ, далее – КоАП РФ, например за невнесение в трудовые книжки необходимых записей, или гражданско-правовая, если нарушение повлекло для работника убытки);
• должностных лиц кадровой службы (административная по вышеупомянутым статьям КоАП РФ за аналогичные нарушения, а также материальная, если нарушение кадровика причинило ущерб предприятию, и дисциплинарная).

Работники отдела кадров должны заполнять трудовые книжки аккуратно и тщательно, используя образцы заполнения трудовой книжки, составленные согласно строгим формализованным правилам, носящим обязательный для всех характер. Ошибки и нарушения в данной сфере влекут административную, гражданско-правовую, материальную и дисциплинарную ответственность.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Главные перемены

С самого начала этого года стартовал перевод на электронные трудовые книжки (далее по тексту статьи — ТК). Вопреки этому все наниматели работников продолжают осуществлять ведение их бумажных вариантов.

Суть в том, что в 2020 году юридические лица и ИП вначале обязаны известить всякого работника об изменениях, сопряженных с формированием данных о трудовой деятельности в электронном варианте. Срок – не позже 30.06.2020. Синхронно с этим необходимо оповестить труженика о его праве избрать, каким образом наниматель должен будет вести ТК.

Работнику в срок с 1.07 по 31.12.2020 включая, необходимо принять решение, должен ли его наниматель продолжать вести его ТК на бумаге или вносить сведения о его трудовом стаже исключительно в электронном виде. Свое предпочтение трудящийся обязан сформировать в виде письменного заявления. Если он до конца 2020 года не пропишет подобного заявления, надо параллельно с информацией о трудовой деятельности в электронной форме осуществлять ведение его ТК на бумаге.

Таким образом, оформлять электронные ТК примутся с 1 января 2021 года . А стало быть, в течение всего 2020 года будет необходимо в ручном порядке регистрировать записи на бумаге. К слову сказать, этот год тоже заключительный, когда новые сотрудники смогут оформить бумажную ТК.

Тем же лицам, которые возьмутся впервые работать в 2021 году или после этого, все ТК надо будет оформлять только в электронном варианте.

Обратите внимание, это важно! С 2020 года все наниматели обязаны создавать информацию о труде электронным способом (Законы от 16.12.2019 № 439-ФЗ и 436-ФЗ).

Общие правила оформления и ведения ТК

В ТК вносятся следующие данные:

• о работнике, его Ф.И.О.;
• о выполняемой им трудовой деятельности;
• при наличии о переводах на иную постоянную трудовую деятельность;
• о награждении за достижения в работе;
• об увольнении сотрудника (с перечислением и указанием оснований расторжения контракта).

Сведения о взысканиях в ТК не переносятся, кроме ситуации, когда взыскание представляет собой увольнение.

Информация в ТК заносится бережно ручкой. Используются паста черного, синего цветов. Записывать сведения в ТК чернилами иного оттенка нельзя. К примеру, оранжевого, зеленого, розового или желтого цветов. Покупать ручки желательно со световодостойкими чернилами (об этом, в частности, упомянуто в пункте 1.1 Инструкции № 69).

Если вы оформляете записи в ТК и в ручке иссякли чернила, то можно окончить записывать текст, подобрав ручку примерно аналогичного оттенка. В ситуации, когда выбрать похожие чернила невозможно, нужно предпринять усилия, чтобы сохранить хотя бы цвет.

Обратите внимание, что запись, которую кадровик произвел с использованием чернил разных цветом, не является недействительной. Но есть одно условие – чернила отвечают необходимым требованиям.

Все слова в ТК пишутся полностью. Например, «приказ», а не «пр.». Т акие правила заполнения дубликата трудовой книжки и е е оригинала устанавливает пункт 11 Правил № 225 . Лучше признать запись, которая была внесена с сокращениями недействительной, чтобы избежать в будущем проблем.

Порядок заполнения новой трудовой в 2024 году

Оформлять новые бумажные трудовые организации и ИП будут весь 2020 год, но он будет завершающим для этого. Ведь на новеньких, начинающих свой трудовой стаж с 01.01.2021, заводиться будут исключительно электронные документы.

ТК работнику, который устроился на работу первый раз, отдел кадров заполняет в его присутствии. Срок, отведенный для этого — в течение 7 рабочих дней со дня вынесения акта о приеме на работу ( п. 8 Правил № 225 ).

На титульном листе записывается следующая информация о работнике:

• имя и фамилия гражданина, а при наличии также его отчество;
• точные сведения о дате рождения;
• специальность и профессия (при устройстве на работу, которая требует специальных знаний или определенной подготовки).

Обратите внимание! Ф.И.О. нужно обозначать полностью. Не допускается указание исключительно фамилии, а инициалов – сокращением до первой буквы.

Желательно полностью без сокращений заполнять и остальные поля – и дату появления на свет, и сведения об образовании. Чтобы не было в последующем претензий к кадровой службе – списывайте все данные с документов так, как они отражены в них. К примеру, если в документе указан орган его выдачи «гор», а не «город» или просто «г», то так и переносите запись в ТК – «гор».

Запись о полученном образовании сотрудника указывается на основании диплома, им предоставленного. Это может быть:

• общее основное образование , квалифицируемое после окончания 9 классов средней школы;
• общее среднее – если работник окончил все классы средней школы;
• п рофессиональное начальное – присваивается сотруднику, который завершил учебу в профтехучилище;
• профессиональное среднее – если работник учился и окончил, как минимум, училище, колледж или техникум;
• профессиональное высшее – здесь нужен диплом об окончании университета, института или академии;
• профессиональное послевузовское образование – имеется у лиц, которые после высшего образования поступили в аспирантуру, докторантура или ординатуру и окончили их.

Все эти данные обязательны для внесения на титульный лист ТК впервые прибывающих на работу лиц. После их внесения сотруднику кадровой службы останется только указать дату начала ведения ТК и поставить свою подпись. Обязательно должна на титульном листе присутствовать подпись владельца ТК.

Как заполнить ТК в 2024 году при приеме на работу сотрудника

Вносить последующие записи в уже начатую ТК не сложно. После последней записи об увольнении сотрудника нужно в графе 3 раздела под наименованием «Сведения о работе» прописать полное наименовании организации-работодателя. Закон не запрещает указывать сокращенное наименование юридического лица, а также проставление печатного штампа.

Далее ниже необходимо указать порядковый номер – проставляется он именно под названием организации в первой графе, а не рядом с названием!

Рядом с порядковым номером в следующей графе 2 указывается дата о принятии работника на работу с указанием его должности и квалификации. Чтобы не допустить ошибок, наименование должности необходимо брать со штатного расписания.

Если сотрудник трудоустроен в какое-то подразделение работодателя, и это подразделение названо в трудовом договоре, то и в ТК нужно вносить сведения об этом подразделении. В последней четвертой графе указываются реквизиты акта работодателя, на основании которого сотрудник трудоустроен – приказ с номером и датой или иное решение.

Как заполнить трудовую при переводе в 2024 году

Если возникла ситуация, когда нужно внести в ТК запись о переводе работника, нужно пользоваться пунктом 3.1. Инструкции по заполнению ТК . Она подразделяет такие случаи на три вида:

1. Перевод работающего гражданина из одного подразделения работодателя в другое его подразделение.
2. Изменение трудовой функции – например, повышение уборщицы производственных помещений до менеджера по клинингу.
3. Перевод в иную местность. Как правило, переводят сотрудников в таких случаях в какое-то обособленное подразделение.

Из перечисленных правил есть исключения – сотруднику не нужно вносить новые записи в его трудовую, если, например, он переводится в иной отдел на ту же должность, но в старой записи ТК отсутствует название старого отдела. Не требует оформления также случай, когда работник просто замещает какого-то отсутствующего сотрудника, то есть осуществляет его функции временно.

Если перевод на постоянной основе – нужно заключать к трудовому договору дополнительное соглашение . Заключается оно на основании соответствующего приказа работодателя. Этот приказ указывается в графе 4 ТК в качестве основания перевода. Помимо этого, новые сведения вносятся в личную карту работника.

Как заполнить ТК при увольнении работника

Если переводы сотрудников в работе кадровых служб встречаются не так часто, то увольнения – явление постоянное, такое же, как и трудоустройство.

Чтобы правильно внести запись о данном событии во второй графе ТК нужно указать его точную дату. Третья графа должна содержать сведения об увольнении – причину с указанием части и статьи Трудового кодекса РФ.

В зависимости от причины прекращения трудовых правоотношений будет по-разному звучать формулировка. Чтобы подробнее ознакомиться с возможными вариантами написания этого действия в трудовых правоотношениях, предлагаем обратиться к ниже расположенной таблице, где предложен их образец.

Таблица 1. Основания для записи в ТК про увольнение.

Статья 77 ч. 1 Трудового кодекса РФ	Основание увольнения
п. 3	Инициатива самого трудящегося.
п. 8	Отказ работающего гражданина от перевода на иной труд из-за его здоровья, подтвержденного медицинского заключением, а также при отсутствии у нанимателя подходящей работы.
п. 9	Отказ гражданина от перемещения на рабочее место в иную местность вместе со своим нанимателем.
п. 11	Заключение контракта с нарушением закона.
п. 1	Соглашение между участниками трудовых отношений.
п. 6	Отказ работающего от дальнейшего осуществления трудовой функции в связи с переменой собственника юридического лица.
п. 5	Перемещение работающего лица к другому нанимателю или перемещение на выборную работу.
п. 7	Отказ гражданина от осуществления труда из-за перемены установленных сторонами условий контракта.
п. 2	Истечение срока контракта.

Помимо перечисленного, расторжение контракта может быть произведено по инициативе нанимателя работника, а также в результате воздействия факторов, на которые стороны трудовых правоотношений не могут повлиять. Эти основания регулируют ст. 81 ч. 1 и ст. 83 ч. 1 ТК РФ соответственно.

Внеся запись об увольнении в ТК, работник отдела кадров не должен забыть поставить в книжке печать работодателя, а также подписать уполномоченным лицом. Пункт 35 правил ведения и хранения ТК устанавливает также обязанность работника поставить свою подпись ниже.

Может быть вполне вероятна ситуация, когда увольняющийся сотрудник отказывается поставить свою подпись в ТК. В таком случае работники отдела кадров должны составить соответствующий акт. Акт передается на подпись увольняющемуся. Если и здесь он откажется поставить свой автограф, то в этом акте делается соответствующая пометка.

По общему правилу, последним днем трудовой деятельности гражданина, который написал заявление на увольнение , считается день увольнения. Исключением в подобной ситуации являются случаи, когда увольняющийся решил перед увольнением догулять свой отпуск. В таких случаях последним днем работы признается последний день отпуска.

Таким образом, в ТК запись о дне увольнения нужно заполнять исходя из даты последнего его рабочего дня или последнего дня отпуска.

Санкции за неправильное ведение ТК

В 2020 году нерадивого работодателя или его неквалифицированных сотрудников, уполномоченных на ведение кадрового учета, могут оштрафовать по нескольким основаниям.

Например, одним из них является то, что работодатель приобрел трудовую или вкладыши к ней у лиц, которые не имели право их реализовывать. В таких случаях размер санкции, накладываемой на виновных лиц, может составить:

• для юридического лица – 30-50 тыс. руб. ;
• для предпринимателя – 1-5 тыс. руб. ;
• для лиц, находящихся на ответственных должностях – 10-20 тыс. руб.

При выявлении повторного аналогичного правонарушения со стороны уже ранее наказанного лица на него будут возложены штрафы в увеличенном размере.

Где прописан порядок заполнения

Чтобы заполнять трудкнижку правильно, ориентируемся на:

• ст. 66 ТК РФ;
• новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021.

С 1 сентября вступили в силу новые правила по работе с трудкнижками из приказа Минтруда № 320н. С этого момента постановление правительства № 225 от 16.04.2003, постановления Минтруда № 50 от 24.06.1994, № 69 от 10.10.2003, приказ Минтруда № 588н от 31.10.2016 больше не действуют. Минтруд утвердил не только новый порядок работы с бумажными ТК, который применяется с 01.09.2021, но и новый бланк книжки (который введут с 2024 года).

Содержание документа осталось прежним, но специалисты ведомства изменили количество страниц в трудовой книжке и во вкладыше к ней. Применять новый бланк предстоит только с 01.01.2023.

Кто отвечает за корректное заполнение

За все действия с трудовой книжкой отвечает один человек в компании — ответственное лицо, определенное приказом директора. Чаще это зона ответственности кадровиков.

Как правильно работать с трудовой книжкой

Для ответа на этот вопрос Минтруд России постарался — подготовил и утвердил новые правила. Порядок ведения и хранения трудкнижек № 320н вступил в силу с 01.09.2021.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как учитывать бланки трудовых книжек и вкладышей в них. Используйте эти инструкции бесплатно.

Заполнение титульного листа

По сути, титульный лист трудовой книжки — это ее лицо, сюда смотрят прежде всего. Эта часть заполняется первой.

Раскладываем перед собой документы гражданина и соответствующие места заполняем информацией. Есть печать — ставим. Помним о подписях той и другой стороны! Что не ясно — смотрим «Инструкцию по заполнению». Вот как выглядит титульный лист трудовой книжки:

Правила заполнения раздела «Сведения о работе»

В разделе несколько разворотов, поделенных на четыре колонки:

1. Номер записи.
2. Дата внесения.
3. Сведения о событии.
4. Основание внесения. Чаще это распоряжение работодателя.

Что делаем при наступлении кадрового события — заполняем эти колонки на основании изданного приказа. В 3 колонке пишем, о чем, собственно, речь: о приеме, переводе или увольнении. Это общие правила. Но есть нюансы для разных случаев, прописанные в инструкции по заполнению.

В новом бланке ТК под раздел «Сведения о работе» отвели 14 разворотов. В предыдущей форме их всего 10.

Прием на работу

Нюанс 1

Перед тем как заполнять информацию о кадровом мероприятии, в части «Сведения о работе» указываем данные о том, где это событие случилось. Т. е. вписываем название организации. Полное и короткое. Дальше по общим правилам делаем запись о приеме на работу. Она обязана дать короткий ответ на вопрос: когда, где и кем человеку предстоит трудиться.

Перевод

При внутреннем переводе у сотрудника меняется должность. Например, если его повысили. Но организация и отдел остаются прежними. Заполняем так:

Если сотрудника переводят в другой отдел, это указывается, и тогда это выглядит так:

Совместительство

Информацию заполняют по основному месту деятельности. Но если сотрудник-совместитель захочет, ему вносят записи по совместительству, если основной работы нет.

Здесь инструкция такая:

1. В первой колонке, как всегда, ставим порядковый номер.
2. Во второй заполняем дату, когда человека приняли на дополнительную работу.
3. В третьей записываем о приеме по совместительству. Указываем отдел и должность.
4. В четвертой проставляем дату и номер приказа.

Вот как это выглядит:

Увольнение

Вносим данные по той же схеме. Здесь нюансы такие:

• информация заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть). Без них данные рискуют вызвать подозрение и трудности у владельца книжки в будущем;
• при указании основания увольнения указывается не только пункт статьи ТК, но и ее часть (ст. 84.1 ТК РФ).

При частой смене работодателей рано или поздно раздел «Сведения о работе» закончится, и мы уткнемся в раздел «Сведения о награждениях». Вносить информацию о работе сюда нельзя. Что делать? Оформить вкладыш в трудовую книжку и продолжить записи в нем.

Как вносить исправления в записи

Существуют 4 основных причины внесения исправлений в книжку. Все они четко прописаны в инструкции по заполнению. Вот как их правильно делать.

При смене Ф.И.О. и даты рождения:

1. Запрашиваем подтверждающие документы.
2. Открываем первую страницу. Обычной сплошной линией зачеркиваем неверный текст.
3. Рядом вносим верный, ориентируясь на подтверждающие бумаги.
4. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
5. Заверяем написанное.

При получении новой квалификации, профессии, специальности:

1. Открываем первую страницу.
2. Находим нужное.
3. Ничего не зачеркиваем.
4. После имеющихся данных ставим запятую и дописываем новые.
5. Слева, на самой обложке, пишем, на основании каких документов внесены исправления.
6. Заверяем написанное.

Часто встает вопрос, как заполнять трудовую книжку при изменении названия организации. Тут инструкция такая:

1. Открываем последнюю запись в разделе «Сведения о работе».
2. В центральной, третьей, колонке пишем, что организация (указываем прежнее название) с такого-то числа переименована в (указываем новое название).
3. В соответствующем месте указываем основание переименования, дату и номер.

При ошибках в сведениях о работе сотрудника инструкция следующая:

1. Открываем нужную страницу.
2. Находим ошибку.
3. Никаких зачеркиваний!
4. Ставим следующий порядковый номер и дату внесения изменений. В центральном, третьем, разделе пишем: «Запись за номером таким-то недействительна». Дальше правильный текст.
5. Отмечаем основание внесения поправки.

Вот как это выглядит на примере:

Как заполнять дубликат

1. Берем чистый бланк.
2. На первой странице сверху пишем «Дубликат».
3. Заполняем титульный лист, предварительно проверив актуальность информации.
4. Переворачиваем лист и открываем страницы 2-3. В первые строчки третьей графы записываем общий трудовой стаж сотрудника на момент трудоустройства в вашу организацию.
5. Далее по общим правилам вносим информацию обо всех периодах трудоустройства гражданина.
6. Аналогично вносим в нужный раздел данные о награждениях.

Здесь тоже имеются нюансы:

• данные в дубликат вносим исключительно из разложенных перед нами правильно заверенных подтверждающих документов от предыдущих работодателей;
• внесенную информацию не заверяем.

Как заверять копию

1. На свободном поле каждого листа ставим штамп «Верно» или «Копия верна».
2. Рядом отмечаем Ф.И.О. и должность ответственного должностного лица.
3. Тут же проставляется его подпись.
4. Ниже ставится дата.
5. На все записи ставится печать организации при ее наличии.
6. В отдельном месте указывается место хранения оригинала.
7. В некоторых случаях на копии после последней записи пишется и заверяется фраза: «Сотрудник работает по настоящее время такое-то».

Как видим, ничего сложного. Почаще заглядывать в инструкцию по заполнению, и правильное оформление трудовой книжки не вызовет сложностей даже у новичков!

В 2005 г. закончила СПб Институт управления и права, направление «Менеджмент организации», в 2008 г. специализация «Трудовое право и кадровое делопроизводство». С 2008 года работаю на предприятии прецизионной механообработки.

Почему актуальны новые бланки трудовых книжек

Вопрос ведения бумажной трудовой важен по сей день. До 1 января 2021 года работники должны были решить, как вести сведения об их трудовой деятельности: только в электронном виде либо еще и с помощью привычной трудовой книжки. Многие сохранили бумажный вариант, а кое-кто до сих пор так и не определился .

Поэтому работодатель продолжает им вести трудовую книжку (ст. 66 , 66.1 ТК РФ, ч. 1 ст.

2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ , ПП РФ от 19 июня 2020 г. № 887 ).

В свою очередь в бумажной трудовой могут закончиться листы для продолжения записей, либо – она может прийти в негодность или потеряться. Так возникают случаи, когда нужно оформить вкладыш и дубликат.

В частности, оформить дубликат теперь вправе текущий (последний) работодатель по подтверждающему документу, если компания, которая внесла неправильную или неточность запись об увольнении или переводе, ликвидирована (п. 30 Порядка № 320н ). А штамп с надписью о выдаче очередного вкладыша можно проставить на титульном листе первого вкладыша, если в трудовой для этого больше нет места (п.

33 Порядка № 320н).

Как мы видим, бланки трудовых и вкладышей по-прежнему необходимы. Изменения законодательства и практический опыт использования старых бланков внесли свои коррективны в их содержание и форму. Правила изготовления бланков трудовых книжек и порядок обеспечения ими работодателей регулирует Приказ Минфина от 11.04.2022 № 55н .

Заполнение титульного листа трудовой книжки – образец скачайте по ссылке.

Ознакомьтесь с историей перехода на электронную трудовую книжку.

Обратите внимание! В новый бланк трудовой книжки 2024 добавлены развороты в раздел со сведениями о работе и уменьшено количество страниц раздела о награждениях или поощрениях, внесены некоторые изменения в титульный лист (во исполнение действующего законодательства). Подробно об этом в нашей статье.

Совет

Уточните, как заполнить трудовую книжку, в статьях 65 , 66 , 66.1 , 84.1 Трудового кодекса, Порядке № 320н .

Важно! В трудовую книжку дистанционного работника по его желанию вносят сведения о его трудовой деятельности. Для этого сотрудник должен ее предоставить, в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка № 320н).

Технические правила внесения записей в трудовую книжку (п. 3 Порядка № 320н)

1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными).

2. Записи вносят аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен».

3. Записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Новые правила заполнения трудовой книжки

Порядок № 320н еще в сентябре 2021 года внес свои коррективы в заполнение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Новые требования относятся к внесению сведений в трудовые любого образца, начиная с 1 сентября 2021 года. Пока срок действия новых правил ограничен 1 сентября 2027 года. В частности, Порядок № 320н установил:

правила признания временного перевода постоянным и внесения о нем записи (п. 10);

порядок внесения записи о работе по совместительству (п. 11);

порядок выдачи работнику трудовой книжки при выборе ЭТК (электронной трудовой книжки) и формулировку записи о переходе на ЭТК (п. 35);

право работодателя самостоятельно принимать формы журналов по учету бланков и движения трудовых книжек и вкладышей к ним с учетом обязательных положений Порядка (п. 39 и 40) и др.

При этом с принятием нового Порядка № 320н отменены требования:

расписываться в личной карточке Т-2 (раздел 3) о записях, вносимых в трудовую книжку

вшивать в трудовую книжку ее вкладыш (п. 32 и 33).

ставить работнику подпись в трудовой книжке при увольнении (п. 36).

использовать сургучную печать и пломбу в журналах по учету трудовых книжек, которые работодатель самостоятельно принимает с учетом обязательных положений Порядка, и др.

Рассмотрим основные изменения, которым нужно следовать при заполнении трудовой книжки.

Признание временного перевода постоянным

При признании временного перевода постоянным (п. 10 Порядка № 320н), запись в трудовую книжку вносятся в таком порядке:

в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставят порядковый номер записи;

в графе 2 отмечают дату фактичного начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом;

в графе 3 указывают наименование структурного подразделения организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;

в графе 4 заносят дату и номер приказов (распоряжений) или иных решений работодателя, на основании которых работник был временно, а затем и постоянно переведен.

Внесения записи о работе по совместительству

Теперь для внесения записи о работе по совместительству (п. 11 Порядка № 320н) есть несколько правил. Например, если сотрудник не работает, и ему потребовалось внести запись о совместительстве, он вправе обратиться к работодателю, у которого он трудился по совместительству.

Кроме того, записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками: одновременно о приеме и увольнении, после увольнения из каждой организации. Сделать это нужно на основании документа со сведениями о приеме на работу и о прекращении трудового договора.

Также заполнение трудовой книжки при приеме по совместительству возможно и в тех случаях, когда она имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для сотрудника является основной.

Скачайте образец заполнения трудовой книжки при приеме по внешнему и внутреннему совместительству по ссылке.

Внесение записи при переходе на ЭТК и срок выдачи трудовой книжки

Работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса. Если такое заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка выдается сотруднику не позднее дня увольнения.

При выдаче трудовой книжки в нее вносят запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 Трудового кодекса. Ее заверяют подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей). Делают это таким образом:

в графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи;

в графе 2 указывают дату выдачи трудовой книжки;

в графе 3 делают запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;

в графе 4 указывают заявление работника, с указанием даты и номера его регистрации.

Образец записи в трудовой о переходе на ЭТК (п. 35 Порядка № 320н) скачайте по ссылке.