Касса для ип

Как видно из названия, онлайн-касса отличается от аппаратов старого образца подключением к интернету. Если в старых кассовых машинах данные записывались на электронную контрольную ленту (ЭКЛЗ), которая работала автономно, то теперь такие устройства уже не регистрируют. На смену ЭКЛЗ пришёл фискальный накопитель.

По сути это чип, на котором в зашифрованном виде записываются и хранятся фискальные данные. Фискальные накопители различаются по сроку действия: для основной системы налогообложения, а также сезонной торговли, торговли подакцизными товарами и оказания услуг платёжного агента используются накопители на 13 и 15 месяцев. Для упрощённых налоговых режимов, а также организаций, оказывающих услуги, используют накопители сроком 36 месяцев.

Как работает онлайн-касса?

Чтобы понять, как пользоваться онлайн-кассой, мы рассмотрим процесс продажи и выдачи чека поэтапно.

1. Покупатель приобретает товар или услугу и платит за него наличными, картой или онлайн.
2. Данные для формирования чека вносятся в кассу — например, путём сканирования штрихкода или вручную кассиром. Сюда входит наименование товара или услуги, количество, цена, сумма, уплаченная покупателем. Информация о продавце уже есть в онлайн-кассе, поскольку её вносят при регистрации ККТ.
3. Касса формирует фискальный чек. Информация об операции передаётся в фискальный накопитель, который заверяет её. Уже заверенный чек распечатывается для покупателя.
4. Данные с ККТ передаются оператору фискальных данных, который в ответ сообщает о получении чека.
5. ОФД обрабатывает данные о продаже и передаёт их в налоговую.
6. Покупателю отправляют электронную версию чека — по желанию, если он уже получил бумажный чек, или в обязательном порядке при расчётах онлайн, когда бумажный чек не выдаётся.

За счёт фискального накопителя онлайн-касса автоматически формирует чеки после каждой операции. Через оператора фискальных данных (ОФД) они отправляются покупателям и в налоговую. Для этого предпринимателю нужно заключить договор с любым ОФД из реестра ФНС.

Если у вас нет проблем с доступом к интернету, отправка чеков происходит моментально. Поэтому налоговой уже не требуются регулярные проверки — их стоит ожидать только если чеки какое-то время не отправлялись. Кроме того предприниматели освобождаются от отчётности по кассовым операциям, потому что информация о них и так поступает в ФНС в реальном времени.

В случае отсутствия подключения к сети фискальный накопитель работает в автономном режиме и передаёт все накопленные данные, как только доступ к интернету восстановится. Многие модели ККТ делают это автоматически.

Какие бывают онлайн-кассы?

Чтобы понять, какую лучше купить онлайн-кассу, разберём три основных типа ККТ: автономные, фискальные регистраторы и смарт-терминалы.

Автономные кнопочные кассы — одно из самых доступных решений. Минус: их необходимо подключать к компьютеру каждый раз, когда вы добавляете товары или обновляете программу. Микробизнесам и компаниям с небольшим количеством транзакций и ассортиментом товаров будет целесообразно выбрать онлайн-кассу такого типа — она обойдётся в скромную сумму от 6 до 20 тысяч рублей.

Фискальный регистратор тоже подключается к компьютеру, причём на постоянной основе. Сам регистратор имеет внутри фискальный накопитель и печатает чеки. Все остальные процессы происходят в управляющем планшете или ПК.

Поскольку вам нужно два устройства вместо одного, такой комплект может стоить недёшево. Но если компьютер уже есть, а чеки вам обязательно нужно печатать, выберите онлайн-кассу этого типа.

Смарт-терминалы представляют собой планшеты или смартфоны, на которых уже установлена кассовая программа. В том же корпусе имеется фискальный накопитель, а нередко и принтер чеков. К смарт-терминалам можно подключать дополнительное оборудование — например, сканеры штрих-кодов.

К ПК их подключать не нужно, программы на таких аппаратах обычно обновляются в автоматическом режиме, а добавить новый товар можно путём сканирования штрих-кода.

Как правило, в смарт-терминалах есть личный кабинет, возможность аналитики продаж, функции возврата и другие полезные фичи. Для удобства работы к фискальным регистраторам и смарт-терминалам обычно подключают товароучётную программу, которая позволяет анализировать продажи и отслеживать остатки товаров в автоматическом режиме. Бизнесы с большим ассортиментом продукции и оборотами нередко выбирают онлайн-кассу такого типа.

Более того, формат «всё в одном» удобен для курьеров, таксистов и так далее.

Как выбрать онлайн-кассу?

Для начала ответьте на ряд вопросов применительно к вашему бизнесу.

1. Касса будет располагаться в одном месте или её нужно постоянно перемещать? От этого зависит выбор моделей с подключением к сети или без, массивных стационарных или лёгких мобильных касс, автономных или с подключением к ПК. Кассир супермаркета и курьер, доставляющий пиццу, будут использовать две разные модели.
2. Нужно ли вам часто добавлять товары в номенклатуру? Если да, подойдёт смарт-терминал, где для этого не требуется подключение к ПК.
3. Работаете ли вы с маркированным товаром? У ряда производителей для этого нужен дополнительный функционал.
4. Нужен ли вам товароучёт? Если ассортимент большой, выбирайте кассы, которые легко интегрируются с товароучётными программами.
5. Как вы будете принимать платежи? Для интернет-магазинов, которые принимают оплату только онлайн, достаточно ККТ, формирующей онлайн-чеки, печать не обязательна.
6. Нужно ли подключать дополнительное оборудование: сканер штрих-кодов, терминал для приёма карт, электронные весы и так далее.
7. Нужна ли вам интеграция с интернет-магазином или системой бухгалтерского учёта — у некоторых моделей касс она делается за несколько минут, у других её нет вообще.
8. Как работает техподдержка? Если у вас интернет-магазин, то вам будет актуальна возможность обратиться за помощью в любое время суток 7 дней в неделю.

Нужна ли онлайн-касса вашему бизнесу?

К 1 июля 2021 года закончатся все отсрочки и онлайн-кассы станут обязательны для подавляющего большинства предпринимателей. Однако, исключения всё же есть — они указаны во второй части закона 54-ФЗ:

Бизнесы, продающие мелкие изделия (например, жевательную резинку или игрушки) за монету через специальные автоматы.

Организации и ИП, которые:

продают журналы и газеты;

Кроме того, онлайн-кассы не должны применяться кредитными организациями, юридическими лицами при безналичных расчётах друг с другом, организациями, которые реализуют полномочия органов власти. В перечень исключений так же попадают компании и ИП, предоставляющие в аренду жильё и машиноместа, ТСЖ, религиозные организации, аптеки и библиотеки, самозанятые.

Полный перечень размещён в соответствующей статье закона.

Что будет, если не применять онлайн-кассу?

Если по закону вы должны пробивать чеки через онлайн-кассу, но игнорируете это требование, к вам применят санкции в соответствии со статьёй 14.5 КоАП.

За каждую транзакцию, не оформленную через ККТ, налагается штраф:

• на должностное лицо или ИП от 25 до 50% от суммы расчёта, но не меньше 10 тысяч рублей,
• на юрлицо от 25 до 100% от суммы расчёта и не меньше 30 тысяч.

Повторные нарушения ещё более опасны. Если сумма расчётов мимо ККТ превысит 1 млн. рублей, ИП или юрлицо вынуждено будет приостановить деятельность на 90 дней, а должностное лицо дисквалифицируют на 1–2 года.

Ошибки в расчётах через онлайн-кассу также попадают в перечень нарушений. Сюда относятся неверно указанные признаки расчёта или реквизиты, использование незарегистрированной кассы. Штраф для ИП или должностного лица составит 1,5 – 3 тысячи рублей, для юрлица — 5–10 тысяч.

Невыдача чека покупателю карается штрафом в 2 тысячи рублей для должностного лица и в 10 тысяч — для организации.

Как пользоваться онлайн-кассой?

Прежде чем начать работу вам предстоит:

1. Купить или арендовать саму ККТ.
2. Купить фискальный накопитель.
3. Заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу на его сайте.
4. Зарегистрировать фискальный накопитель в ФНС. Это можно сделать в личном кабинете на сайте налоговой. Вам нужно будет сформировать заявление на регистрацию в разделе Контрольно-кассовая техника, а затем подписать его квалифицированной электронной подписью, интегрированной с вашим личным кабинетом. После рассмотрения заявления налоговая пришлёт вам регистрационный номер кассы.
5. Настроить и активировать кассу. К любой ККТ прилагается инструкция, по которой вы вбиваете в аппарат регистрационный номер, полученный в налоговой. Затем формируете отчёт о регистрации.
6. Завершить регистрацию на сайте ФНС. В уже знакомом разделе личного кабинета нажмите кнопку «Завершить регистрацию», а затем введите фискальный признак из отчёта, который вы сформировали на предыдущем шаге. Итогом станет карточка онлайн-кассы, которую ФНС предоставит в течение нескольких дней. Как только вы её получите, можете спокойно работать с онлайн-кассой.

Многие производители и поставщики касс предлагают пакетные решения. Они возьмут на себя регистрацию кассы в налоговой, заключение договора с ОФД и другие организационные моменты. Например, комплексное решение «Облачная онлайн-касса под ключ» включает в себя даже выпуск электронной подписи.

От вас потребуется только заполнить анкету — всё остальное сделает поставщик услуги.

Перейдём непосредственно к работе с онлайн-кассой. Её обычно поручают сотруднику, знающему кассовое ПО и несущему материальную ответственность (многие предприниматели при трудоустройстве таких работников заключают соответствующий договор). Все, кто работает с ККТ, должны ознакомиться с инструкцией и понимать, что нельзя вмешиваться в работу кассы, нарушать целостность её корпуса и так далее.

Рабочий день кассира начинается с открытия смены. Перед этим нужно проверить работспособность кассы и всего подключенного к ней оборудования, а также соединение с интернетом. Отчёт о начале смены будет отправлен в ОФД и далее в налоговую.

Чек обязательно должен быть сформирован при следующих операциях:

• продажа,
• внесение аванса или предоплаты,
• возврат,
• продажа в кредит или рассрочку,
• корректировки — если при первоначальном продаже неверно указаны сумма, наименование или другие признаки расчёта.

Этим операциям соответствуют 4 основных признака расчёта:

1. Приход — получение денег за продажу товара или услуги клиенту
2. Возврат прихода — если клиент, например, вернул товар ненадлежащего качества и получил уплаченную сумму обратно.
3. Расход — когда вы приобретаете что-то у клиентов. Скажем, принимаете товары на реализацию.
4. Возврат расхода — клиент возвращает себе переданный вам товар, а вам возмещает уплаченные деньги.

Если операцию провели без онлайн-кассы либо она по какой-то причине вышла из строя/отключилась от электропитания или интернета, применяются чеки коррекции. Там указывается один из двух признаков — приход (для недостачи) или расход (в случае обнаружения излишков). К такому чеку обычно прилагают пояснительную записку с указанием причин коррекции на случай налоговой проверки.

Не позднее, чем через 24 часа после открытия, кассовую смену необходимо закрыть. После этого формируется отчёт о закрытии смены и приходный кассовый ордер.

Резюме

В 2021 году большинство хозяйствующих субъектов должны формировать фискальные чеки с помощью онлайн-касс.

В отличие от ККТ старого образца онлайн-кассы подключены к интернету, в них есть фискальный накопитель, который шифрует фискальные данные и передаёт их через ОФД в налоговую. ФНС получает данные о расчётах в реальном времени, что сокращает количество налоговых проверок. Неиспользование ККТ или указание неверных реквизитов карается штрафами — как для должностных лиц, так и для организаций.

Повторные нарушения чреваты приостановлением деятельности.

Выделяют три основных типа онлайн-касс:

• автономные кнопочные, которые ввиду дешевизны хороши для микробизнеса,
• фискальные регистраторы, которые подключаются к компьютеру или планшету, чтобы формировать и печатать чеки,
• смарт-терминалы, включающие в себя и компьютер с кассовым ПО, и фискальный регистратор и устройство для печати чеков.

Чтобы начать формировать фискальные чеки в соответствии с 54-ФЗ, нужна сама онлайн-касса, фискальный накопитель и договор с ОФД. Для заключения такого договора, а также для регистрации ККТ в налоговой вам потребуется квалифицированная электронная подпись. Если у вас нет времени самостоятельно проходить все этапы подключения, можно воспользоваться одним из комплексных решений.

Для работы с онлайн-кассой требуется сотрудник, знакомый с кассовым ПО и инструкцией по эксплуатации конкретной ККТ. Работа начинается с открытия кассовой смены и заканчивается её закрытием с составлением приходного кассового ордера.

Что вы узнаете

Налоговый эксперт расскажет, кто с 1 июля 2021 может работать без кассы и какие могут быть штрафы. А эксперт Тензора объяснит, как выбрать кассу для разных задач.

Как выбрать онлайн-кассу, если нет сотрудников

Онлайн-кассы бывают трех видов: смарт-терминалы, фискальные регистраторы, автономные кассы.

Автономки считаются устаревшим видом касс, их удобно использовать только для услуг с фиксированной стоимостью. Например, для оплаты проезда.

Собрали популярные модели смарт-терминалов и фискальных регистраторов, которые подойдут для ситуаций, когда:

• На прилавке мало места под кассу;
• Есть выездные сотрудники;
• Нужно подключить дополнительное оборудование. Например, сканер штрихкодов или банковский терминал.

Все модели соответствуют 54-ФЗ.

Смарт-терминалы

Это кассовое устройство, которое помещается в руке. Смарт-терминалы компактные и легкие, имеют емкий аккумулятор — до 48 часов без подзарядки. Их удобно применять при мобильной работе.

Если мало места под кассу

Рассмотрите модель ШТРИХ-СМАРТПОС-Ф МИНИ.

• Удобна для работы на открытом воздухе: в солнечную погоду изображение на экране видно четко, без бликов. Касса работает при 0° C.
• Может использоваться до 14 часов без подзарядки.

ШТРИХ-СМАРТПОС-Ф
МИНИ

Компактный смарт терминал на Android.

Для работы на выездах

Рекомендуем смарт-терминал MSPOS-K.

• Имеет небольшой вес и экран 5,5 дюйма.
• Выносливый аккумулятор: работает без питания до 48 часов.

MSPOS-K

Держит заряд до 48 часов,
подойдет для работы на выездах.

Для подключения сканера и другого оборудования

Подойдут более функциональные модели: НЕВА-01-Ф и ШТРИХ-СМАРТПОС-Ф.

НЕВА-01-Ф имеет сенсорный экран 7 дюймов, 3 USB-порта для подключения оборудования. Например, сканера штрихкодов. Это удобная функция для владельцев бизнеса со средней загрузкой.

НЕВА-01-Ф

Смарт-терминал с 3 USB-портами для
>подключения оборудования.

ШТРИХ-СМАРТПОС-Ф
МИНИ

Компактный смарт терминал на Android.

Фискальные регистраторы

Используются для печати чеков. У устройств нет дисплея и клавиатуры — кассы работают в связке с планшетом, смартфоном или ноутбуком, на которых установлена учетная программа.

Для стационарной работы

Скорость печати до 100 мм/сек, гребенка ручного отрыва чека, узкая лента, компактный размер — основные характеристики для подходящих фискальных регистраторов.

Главный недостаток таких ФР — устанавливаются только стационарно, подключаются к другой технике с помощью USB.

Вики Принт 57Ф

Подключается к помпьютеру по проводу.

АТОЛ 30Ф

Может подключаться к компьютеру
по 3G, Wi-Fi, Bluetooth.

Для мобильной работы

• Модель ШТРИХ‑НАНО‑Ф весит всего 250 г.
• Подключается к телефону или компьютеру при помощи беспроводного интерфейса: Bluetooth и Wi‑Fi.
• При стационарной работе подключается с помощью USB.
• Работает до 17 часов без подзарядки, автоматически отключается, пока не произойдет продажа. Печатает примерно 1 чек за секунду.
• Отличный вариант для курьеров.

ШТРИХ-НАНО-Ф

Компактная модель,
подключается к компьютеру
или смартфону по Wi-Fi, Bluetooth.

Поможем подобрать кассу

Как начать работать с кассой

• Купите онлайн-кассу с фискальным накопителем. Он нужен, чтобы отправлять данные о продажах в налоговую. Проверьте, чтобы касса и фискальный накопитель были в реестре ФНС.
• Подключитесь к сервису ОФД.
• Зарегистрируйте кассу в налоговой — если вы пользуетесь СБИС, это можно сделать в личном кабинете. В другом случае пройдите регистрацию на сайте nalog.ru или посетите налоговую лично.
• Получите электронную подпись (КЭП), если регистрируете кассу онлайн. КЭП можно приобрести в Удостоверяющем центре «Тензор».
• Установите и настройте кассовую программу.

Как законно избежать использования онлайн-кассы

Быть плательщиком налога на профессиональный доход (НПД)

Предприниматель может перейти на специальный налоговый режим и стать самозанятым. В этом случае онлайн-кассу приобретать не нужно — это указано в ст. 2.2. 54-ФЗ.

Такой переход подойдет не всем предпринимателям. Для их деятельности есть требования:

• Не иметь наемных работников;
• Продавать товары только собственного производства;
• Иметь ежегодный доход менее 2,4 млн рублей.

Есть ряд ограничений и по роду деятельности — они прописаны в ст. 4 и ст. 6 422-ФЗ. Например, ИП не может применять НПД, если продает подакцизный или маркированный товар (алкоголь, табак, шины), работает по агентским договорам.

Продавать товар через маркетплейсы

Например, через Ozon или Wilberries. Вы размещаете свой товар на площадке, а оплату от клиента и формирование чека берет на себя маркетплейс. Приобретать онлайн-кассу не нужно, потому что оплата происходит через онлайн-кассу маркетплейса.

Но такая схема не подойдет, если продаете товары через сайт своей компании. Для этого нужно будет приобрести онлайн-кассу и подключить интернет-эквайринг.

Заключить договор со службой доставки

Если все-таки продаете товары через сайт, можно воспользоваться услугами платежного агента и не нанимать своих курьеров. Таким агентом выступает служба доставки.

Оплату заказа курьер принимает в момент передачи товара покупателю. Он проводит оплату через онлайн-кассу и выдает покупателю чек. Деньги от продажи поступают на ваш расчетный счет.

Но учитывайте, что службы берут деньги за каждую доставку. Если у вас около 10 заказов в месяц, выгоднее заплатить службе доставки, чем «содержать» онлайн-кассу.

Кассовый аппарат для ИП в 2021 году: кто должен купить

В 2017 году предприниматели стали массово закупать новое оборудование и накопители, чтобы успеть поставить ККТ в срок. Техники на всех не хватило и доставка задерживалась на недели. Тогда законодатели ввели отсрочку до 2018 и 2019 годов.

С 2019 по новым требованиям работают:

• магазины и кафе на ЕНВД и патенте, со штатными сотрудниками;
• индивидуальные предприниматели, которые переходят на упрощенную и основную системы налогообложения сразу покупают онлайн-кассу и работают на ней.

До 2019 года без новой техники работали владельцы бизнеса в сфере услуг на вмененке, патенте или упрощенном налоговом режиме. Полный список — во второй статье 54 ФЗ.

Сколько стоит онлайн-касса для ИП

Стоимость кассового аппарата для ИП зависит от функций техники:

• простые кассы с кнопками — цены на них начинаются от 5 000 рублей. Это обычные аппараты, которые встречаются в любом небольшом магазине. Подходят для мелкой розницы: ларькам, палаткам, торговым павильонам. Работают от розетки и подключаются к интернету по проводу;
• смарт-кассы — терминалы с сенсорным экраном, которые помогают автоматизировать работу магазина, стоят уже дороже: от 11 000 до 35 000 рублей. На них можно поставить приложения под разные сферы бизнеса или связать кассу напрямую с программами учета. Они собирают и анализируют статистику по продажам, печатают чеки, создают пречеки для ресторанов и многое другое;
• POS-системы могут обойтись и в 30 000, и в 80 000 рублей. Это полноценное место работы, которое состоит из самой кассы и дополнительного оборудования: денежного ящика, сканера штрих-кодов, весов, мониторов, большой клавиатуры. Цена на них может достигать 120 000 рублей;
• цена на фискальные регистраторы, или принтеры чеков, варьируется от 11 000 до 60 000. Регистраторы печатают чеки со всеми реквизитами, которые необходимы по закону, передают данные в налоговую, а управлять ими можно с компьютера через кассовые программы. Чем быстрее принтер печатает чек, тем выше цена. Регистраторы вместе с дополнительным оборудованием часто устанавливают в супермаркетах.

Сколько стоит кассовый аппарат для ИП на самом деле: цена производителя

На сайтах компаний, которые занимаются продажей и обслуживанием касс, цены начинаются от 4000 рублей. Это стоимость аппарата без фискального накопителя, а еще придется заплатить за договор с ОФД, настройку, обслуживание и регистрацию. Так же компании еще могут делать свою наценку на оборудование.

В итоге, стоимость вырастает с 5000 до 20 000. Чтобы сэкономить, нужно:

1. Брать ККТ напрямую у производителей, а не перекупщиков.
2. Смотреть цену сразу с накопителем.
3. Выбирать продавцов со всем спектром услуг: от подключения к ОФД до регистрации в налоговой.Сумма подключения техники будет существенной, но в итоге выйдет дешевле, чем делать это все самому.

Как работает мобильная касса для ИП

Мобильная или автономная онлайн-касса — это кассовый аппарат, который работает от аккумулятора. Касса не привязана к офису, ее можно перевозить и обслуживать клиентов на выезде.

Часто в мобильных аппаратах есть встроенный модем, поэтому касса пересылает чеки в налоговую везде, где работает мобильный интернет. Автономная касса подходит, если вы:

1. Торгуете на выезде: участвуете в фестивалях уличной еды, обслуживаете конференции и городские праздники. Приезжаете в парк, устанавливаете точку с кофе и привозите мобильную онлайн-кассу. Со стационарной этого сделать не получится: она работает, когда подключена к розетке.
2. Управляете курьерской службой: курьеры ездят домой или на работу к клиентам, доставляют заказы и выбивают чеки на месте. Можно купить кассу с функцией чеков заказа для курьеров, чтобы покупатель мог изменить заказ на месте. На Модулькассе курьер может убрать позиции из чека, если покупатель хочет отказаться от какого-то товара.
3. Работаете в здании, где часто случаются перебои с электричеством и интернетом. Касса с модемом не зависит от вай-фая в помещении, а работает с 2G/3G-интернетом. Если отключится электричество, ККМ продолжит работать от 12 до 24 часов, в зависимости от модели.

Что нужно сделать до регистрации кассы

На выбор, доставку и регистрацию понадобится время. Чтобы поставить онлайн-кассу, нужно:

• заказать оборудование модель. Доставка в регионы может занять неделю;
• заключить договор с оператором фискальных данных;
• купить электронную подпись, чтобы регистрировать терминал через личный кабинет на сайте налоговой, а не ходить несколько раз в ведомство. На покупку может уйти до трех дней;
• поставить ККМ на учет, настроить и научить кассиров работать на новом оборудовании.

Лучше заказать технику заранее — хотя бы за пару недель до последнего срока, который указан в законе. Если компания будет работать на старой кассе или неправильно использовать новую, она получит штраф:

Какой штраф ждет ИП, если не успеть купить ККТ в срок

За работу без кассовой техники предпринимателям грозят штрафы:

1. от 5000 до 10 000 рублей, если аппарат не передает сведения в ФНС;
2. минимум 30 000 рублей и до полной стоимости покупки, если ККМ вообще нет, а по закону должна быть;
3. минимум 10 000 рублей, если кассир не выдал чек.

Если собственник не успел зарегистрировать ККМ в срок, главное — заключить договор о покупке кассы. Будет время поставить терминал на учет без штрафа.