Как правильно написать письмо с просьбой

4.6.9. Письмо-заявка

Письмо-заявка — это разновидность письма-просьбы. Обычно письма-заявки не требуют письменного ответа. В ответ на письмо-заявку получателем осуществляются определенные действия по реализации заявленной просьбы: включение указанных в заявке лиц в число участников какого-либо мероприятия, высылка необ­ходимых материалов или изданий и т.п.

Среди писем-заявок особо выделяются документы, представ­ляемые в органы исполнительной власти и подчиненные им орга­низации для регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п. Такие документы, называемые заявками, в сущности, явля­ются заявлениями и зачастую представляют собой комплекс доку­ментов, включающий заявку (заявление), описания, чертежи, списки и др. В этих случаях правовыми актами четко определено, что понимается под заявкой и как она оформляется.

В тексте заявки обычно используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:

9 — 1287

«Просим Вас включить в состав группы для участия в выездном семинаре-практикуме. »;

«Просим Вас зарегистрировать в качестве участников фестива­ля. »;

«Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в конференции. ».

Зачем могут составляться письма-просьбы

Ведение бизнеса предполагает как поддержание отношений с уже имеющимися контрагентами, так и постоянное взаимодействие с новыми. Письма-просьбы составляются по достаточно широкому кругу вопросов и могут адресоваться как лицу или организации, с которыми у его отправителя уже сложились отношения, так и новому контрагенту или государственному органу, структуре и т.п.

Как правило, организация или лицо — автор письма просят о содействии в решении какого-то вопроса. Для того чтобы письмо с большей долей вероятности имело успех, необходимо соблюсти два важных условия:

• адресат должен обладать компетенцией в удовлетворении просьбы;
• автор обращения должен иметь право обратиться с данной просьбой.

Письма-просьбы официального характера о направлении информации принято называть запросами. С правилами составления соответствующих запросов вы можете ознакомиться в разделе «Запросы» нашего сайта.

Письма-просьбы, касающиеся выполнения определенных действий, принято называть заявлениями или жалобами в зависимости от их характера. С правилами составления жалоб и заявлений также можно ознакомиться в соответствующих разделах нашего сайта.

К кругу вопросов, которые решаются посредством направления писем-просьб, относятся:

• предоставление информации о состоянии счета, кадровом составе организации, об актах гражданского состояния;
• рассмотрение предложений о сотрудничестве, о проведении мероприятий, о заключении договора, об участии в мероприятии;
• подтверждение получения документов, информации, направленной ранее;
• проведение каких-либо действий (возврат денежных средств, направление документов) и так далее.

Кто может составлять письмо

Как уже было отмечено выше, одним из главных условий является право обращения отправителя письма с просьбой данного характера. К примеру, просить о предоставлении информации о живом гражданине в органах (архиве) ЗАГС имеет только сам гражданин, его опекуны и некоторые государственные структуры (суд), а в случае, если речь идет о ребенке — его родители.

Кроме того, в отношении юридических лиц действует правило: письмо от имени организации должно быть подписано лицом, имеющим право направлять запросы или просьбы от имени этой организации. Как правило, это первые руководители организаций и главный бухгалтер.

Адресоваться письмо может как одному лицу или организации, так и группе лиц или организаций в случае, если просьба носит общий характер.

Общие правила

Поскольку в большинстве случаев письмо-просьба является инициативным, важно, чтобы оно было мотивированным. В качестве мотивов, побудивших отправителя обратиться к конкретному адресату, могут быть использованы:

1. устные договоренности, достигнутые путем телефонных переговоров, на неформальных встречах;
2. письменные договоренности, достигнутые, например, по электронной почте в результате предварительных переговоров;
3. нормативы (законы и подзаконные акты местного и федерального значения);
4. заключенные договоры;
5. исполнение предписаний вышестоящего органа;
6. предупреждение возможных неприятных последствий как для отправителя, так и для получателя просьбы, которые могут наступить в случае неудовлетворения просьбы, и т.п.

Допускается и считается правилом хорошего тона указание на:

• заслуги и репутацию адресата в случае, если письмо предполагает налаживание деловых отношений, заключение контракта и т.п.;
• заслуги и репутацию отправителя — как дополнительного аргумента в пользу того, чтобы просьба была удовлетворена.

При составлении письма необходимо руководствоваться общими правилами деловой переписки. Письмо, направляемое от имени организации, должно быть оформлено на фирменном бланке (если организация им пользуется), составлено грамотно, с использованием канцелярских оборотов. Если письмо является просьбой, а не заявлением и не запросом, допускается обращение к адресату непосредственно перед текстом самого письма, например, «Уважаемый Иван Иванович!».

Правилом хорошего тона является упоминание автора письма в единственном числе: не «просим Вас», а «прошу Вас», если письмо подписывается руководителем организации. Фамильярность в обращении недопустима.

Недопустимо благодарить адресата просьбы за ее выполнение заранее.