Где взять трудовую книжку если не работал

В той ситуации, когда места для записи в трудовой книжке нет, кадровик приобретает для нее вкладыш. Почему именно кадровый работник должен позаботиться о состоянии документа? Вопрос очевиден – как раз на нем лежит ответственность за его сохранность и состояние.

Если работник при увольнении забирает документ о трудоустройстве, он должен непременно взять с собой вкладыш, который является его частью. Вместе с копией трудовой книжки вы получите вкладыш нового образца с надписью «Дубликат».

Если владелец выданного документа уже имел место работы, то информация о предыдущем трудоустройстве должна вноситься тоже. Для подтверждения данных нужно представить справку, подтверждающую этот факт.

Правила заключения трудового договора

Работа по трудовому договору означает работу по трудовой книжке. Помимо этого, работодатель обычно требует от потенциального работника такую документацию:

• документ, удостоверяющий личность;
• свидетельство о страховании;
• документ, подтверждающий прохождение воинской службы;
• диплом или другое свидетельство об образовании;
• свидетельство о наличии или отсутствии судимости.

При оформлении трудового договора работодателю запрещается требовать от лица, желающего трудоустроиться, дополнительных бумаг, не предусмотренных законодательством РФ. В ситуации прекращения трудового договора в книжку должны быть занесены записи, соответствующие требованиям Трудового кодекса.

Работа по трудовому соглашению

Если работодатель не делает записей о трудоустройстве, значит, нормы КЗоТа на работника не распространяются. Отчисления в данном случае выплачиваются в добровольном порядке.

Чаще всего сам работодатель не планирует их проводить с целью экономии. Именно этим и отличается трудоустройство по книжке от устройства на работу по соглашению. В таком случае сотруднику сложно будет доказать, что он работал. Поэтому при устройстве на работу желательно делать соответствующие записи для доказательства вашей трудовой деятельности.

Аудит трудовых книжек

Доказать наличие или отсутствие трудовой книжки можно с помощью аудита, который обычно проводится в обязательном порядке при смене кадрового работника или руководителя.

В случае увольнения трудовая книжка выдается на руки владельцу. В таком случае заверяются записи, которые вносились только в период работы в данном учреждении. Регистрация этих бумаг фиксируется в книге учета движения трудовых книжек, правила и условия хранения которых подчинены соответствующей инструкции.

Ответственность и организация за ведение подобной документации возлагается на руководителя предприятия и на сотрудника, отвечающего за сохранность и выдачу бумаг.

Трудовая книжка: иметь или не иметь

Бытует мнение, что трудовая книжка вовсе не обязательна, ведь информацию о потенциальном работнике можно получить другими способами, к примеру, из социальных сетей. Некоторые эксперты едины во мнении, что данный документ давно стал архаизмом.

Между тем трудовую книжку пока не собираются упразднять, хотя она может и претерпеть некоторые модификации. Поэтому, несмотря на скептические высказывания об актуальности данного документа, его пока рано игнорировать.

Кем оформляется документ, если до этого человек не работал?

Существует несколько вариантов, кем может быть оформлена трудовая книга, рассмотрим каждый из них.

1. Самый верный вариант оформления документа – у первого официального работодателя. Ведь по закону первый работодатель должен завести данный документ своему работнику за свой счет, а после бережно заполнять его и хранить пока работник трудится в данной организации. Работодатели обязаны закупать трудовые книжки в сертифицированных центрах, которые предоставляют гарантию того, что документ напечатан правильно и соответствует государственным требованиям.
2. Вторым безопасным вариантом могут воспользоваться только некоторые люди, которым при выпуске из высшего учебного заведения вместе с дипломом выдали трудовые. Только некоторые вузы при выпуске заводят студентам трудовые книги, так как это не является обязательным для учебных заведений. При последующем трудоустройстве выпускнику необходимо будет проинформировать работодателя о том, что трудовая книжка уже заведена, и передать ее в отдел кадров организации.
3. Приобрести документ в обычном магазине канцтоваров – последний вариант не является рекомендательным. Кроме того, что документ может не соответствовать государственным стандартам, такую трудовую работодатель имеет право не принимать, и потребовать ее заверения и подтверждения в соответствующих органах.

Хранение документа

После того, как заведена трудовая книга ответственность за нее перед работником несет работодатель. Существуют определенные правила хранения трудовых книжек, которые должны строго соблюдаться работодателями.

Хранить документы работодатель обязан в сейфе или шкафу для важных документов, к которому нет общего доступа. Ведь порча документа может повлечь за собой штраф от надзорных органов и требование компенсации и восстановления документа от сотрудника. Потеря документа для работника крайне нежелательна, ведь восстановить такой документ не просто, может быть утерян важный стаж или награждения.

Для контроля хранения трудовых рекомендуется периодически спрашивать работодателя как хранятся эти документы, надежно ли они защищены.

Интересным фактом является то, что даже работнику получить свою трудовую книжку у работодателя без причины не получится. Таким образом, если работник успешно трудится в организации и хочет посмотреть свою трудовую у него должны быть на то веские основания. Условия выдачи трудовой «на руки» следующие:

• Увольнение;
• Заявление сотрудника о предоставлении информации из трудовой (выдается заверенная копия);
• Смерть сотрудника (трудовая может быть выдана родственникам, а если она им не требуется, то должна храниться у работодателя до 50-ти лет).

Если работник уволен, то он должен сам обеспечить достойное хранение документа, которое в последующем должен будет передать следующему работодателю.

Несколько последних лет на законодательном уровне обсуждается возможность отмены трудовых документов, но пока что данная тема только на стадии обсуждения и когда нововведение вступит в силу пока не ясно.

Последующее трудоустройство

Для того, чтобы устроиться на новую работу, человеку необходимо предоставить в отдел кадров свою трудовую книжку вместе с другими требующимися для приема документами. Ее ему необходимо получить у своего прошлого работодателя при увольнении. Если работодатель не выдал документ – можно смело обращаться в трудовую инспекцию, суд и требовать компенсацию.

Если работодатель выдал ее – необходимо надлежаще хранить документ до следующего трудоустройства.

Есть определенных перечень работников, на который могут не заводить трудовую, к ним относятся совместители и фрилансеры. При приеме на работу после такой должности будет не просто доказать имеющийся стаж и опыт работы, в этом может помочь характеристики от прошлого работодателя.

В трудовой закончилось место, как быть?

Конечно, этим вопросом должен заниматься не владелец трудовой, а его работодатель. Ведь обычно хранится и заполняется документ в отделе кадров, и о том, что страницы закончились, узнают непосредственно там. В этом случае, новую трудовую книжку не заводят, а вкладывают специальный вкладыш.

Этот вкладыш также имеет специальный номер, который указывается на первой странице трудовой книги. Также в трудовую книгу заносится определенный штамп с пометкой о том, что добавлен вкладыш. Обычно его приклеивают к последней страницы документы, да бы сохранить правильный порядок заполнения документа.

Утеря. Как восстановить?

Как получить трудовую книжку повторно, если первая была утеряна? Необходимо обратиться к работодателю с заявлением о предоставлении дубликата трудовой. Тогда работодатель будет обязан завести новую трудовую книжку и корректно ее заполнить. Конечно, многие присвоенные трудовые звания и награждения уже нельзя будет внести в новый документ, поэтому периодически юристами рекомендуется просить у работодателей заверенную копию трудовой, которая в случае утери оригинала сможет подтвердить трудовой стаж.

В ситуациях, когда трудовая повреждена или утрачена по вине работодателя, ее владелец вправе подать на работодателя в суд иск о взыскании компенсации за потерю трудовой книжки.

Окончил Российский государственный университет правосудия (РГУП). Аспирант Московского института государственного управления и права (МГИУП). С начала 2007 года судебная практика, специализация Трудовое право и трудовые споры.

Получение книжки

Практика показывает, что большинству людей, трудовая книжка оформляется в первой организации, на которую они пришли трудиться. После того как она получена, и заключено соглашение между работодателем и работником, происходит ее заполнение по официальным стандартам. После того как все необходимые процедуры будут выполнены, она перейдет на хранение работодателю.

Находиться она будет там до тех пор, пока человек является сотрудником организации. После увольнения она в обязательном порядке возвращается уходящему сотруднику. В противном случае, скорее всего, она утеряна и подлежит возврату в виде материальной компенсации.

Следующий вариант, при котором выдается данный документ – при выпуске из ВУЗа. В этом случае документ, как правило, прилагаются к диплому. Делается это для того, чтобы бывшие студенты как можно скорее заняли свои ниши – устроились на работу.

Следует отметить, что само по себе наличие трудовой книжки не увеличивает вероятность того, что гражданин пройдет собеседование и начнет карьеру. Она, скорее, выступает катализатором при устройстве на работу, сокращает срок прохождения отдела кадров.

Альтернативой вышеприведенных вариантов, выступает самый банальный способ – покупка в магазине канцелярских товаров. Это лишает потенциального работодателя информации о том, где проходила карьера ранее.

Хранение и выдача

Как правило, данные документы находятся в сфере влияния отдела кадров. Юристы рекомендуют время от времени интересоваться у кадровиков о сохранности и актуальности записей. Ведь в случае утраты книжки, вся информация, которая в ней содержится, тоже теряется.

Восстановление этих сведений — длительный и напряженный процесс. Самые надежные места хранения в рамках офисов следующие: шкафы с серьезными бумагами и сейфы.

Условия получения на руки:

1. При аннулировании трудового соглашения.
2. По запросу работника (выдается копия).
3. В случае смерти владельца, она передается его родственникам. Когда они проживают в другом городе, ее высылают по почте.
4. Если реализация пункта 3 невозможна, она сдается в архив работодателя и хранится там в течение 50 лет.

В России уже много лет хотят отменить обязательное получение трудовой книжки. Касательно даты, когда данный законопроект будет воплощен, официальная информация отсутствует. Ну а пока он не принят, вопрос о том, где взять трудовую книжку, будет и далее стоять на повестке дня тех, кто устраивается на работу.

Правила оформления

Как уже было сказано ранее, трудовые книжки хранятся в отделе кадров. Как исключение – у бухгалтеров.

Определено, что иметь данный документ должны приведенные ниже группы сотрудников:

1. Постоянный штат официальных работников.
2. Граждане, которые работают согласно временному трудовому договору.
3. Трудящиеся в зависимости от времени года или сезона.
4. При наличии соц. страхования – внештатные сотрудники.

Во время устройства на работу гражданин, имеющий опыт работы, должен подать его подтверждение вместе с другими бумагами. Должностное лицо, которое осуществляет их прием, проводит процедуру по идентификации подлинности сведений.

Когда оформляется трудовая книжка, по месту работы на сотрудника заполняется бланк, в который входит следующая информация:

1. Общие данные о работнике.
2. Ф.И.О и дата рождения.
3. Полученное образование и специальность.
4. Информация о том, где проходила его карьера ранее.
5. Полученные поощрения.

Заполнение книжки

Помимо кадровиков и бухгалтеров, заполнить данный документ может директор, или сам работник. Это допускается в случаях, когда организация не имеет в своем штате предназначенных для этих целей служащих.

При заполнении, необходимо придерживаться строгого алгоритма действий.

Состав титульного листа

Первая страница располагает паспортными данными, и сведениями об образовании. А также указывает Ф.И.О, дату рождения, число заполнения.

Сотрудник, который занимался первичным созданием книжки, ставит на титульном листе свою подпись и печать организации.

Информация о работе

Далее идет основной раздел документа – в нем содержатся записи о том, где и когда проходила карьера гражданина. Каждая из них, имеет следующий вид:

1. Порядковый номер.
2. Дата, когда произошло зачисление в штат.
3. Должность.
4. Структура, к которой прикреплен работник.
5. Номер приказа о зачислении в штат.
6. Причина и дата увольнения.
7. Реквизиты сотрудника, производившего оформление, а так же, подпись и печать.

Раздел, указывающий о наличии поощрений.

На практике, этот раздел заполняется крайне редко. Рекомендуется лично следить за тем, чтобы при получении поощрения, кадровики делали об этом отметку.

Он имеет следующую структуру:

1. Номер записи.
2. Дата выхода приказа о получении поощрения.
3. Форма поощрения, от кого получена и за какие успехи.

Пункт 3 наиболее актуален для вооруженных сил, так как военнослужащему, по роду своей деятельности, они положены. Все поощрения, независимо от их вида, должны быть подкреплены соответствующим приказом по организации. В противном случае, они не будут иметь официального статуса.

Дополнительная информация, которая может присутствовать в книжке

По мере необходимости, могут быть записаны данные о работе по совместительству. Ее указание не является обязательным. Однако ее в отделе кадров обязаны прописать, по факту обращения.

Допускается добавление сведений о пройденных курсах по повышению квалификации и полученных разрядах. Об этих необходимых записях время от времени следует напоминать кадровикам, иначе, при увольнении они могут отсутствовать.