Cke t yfz pfgbcrf

Как мы уже сказали, основная функция служебной записки – это донесение информации. Существует также косвенная функция служебной записки, и в силу именно этой функции служебные записки сохраняют свою значимость в трудовых отношениях.

Дело в том, что своевременно написанная служебная записка, касающаяся тех или иных событий, или той или иной информации, имеет охранительную функцию. Она снимает ответственность с лица, который донес информацию, и возлагает ее на лицо, которому информация была донесена.

Например, своевременно отправленная служебная записка по результатам проверки отчета с указанием на те или иные ошибки в отчете снимет ответственность с проверяющего.

Составление

Служебные записки составляются по правилам, оговоренным Инструкцией по делопроизводству предприятия (если она в организации существует) или в свободной форме. Служебная записка может быть оформлена как на бумаге, так и в электронном виде, если организация использует электронные системы делопроизводства.

Для обеспечения учета служебных записок в крупных организациях организована их регистрация не только в случае направления «служебки» руководителю, но и в случае, если переписка осуществляется на горизонтальном уровне, от руководителя руководителю.

В текст служебной записки следует включить ряд обязательных элементов, к которым относятся:

1. ФИО, должность, место работы адресата;
2. ФИО, должность, место работы автора записки;
3. наименование документа – «Служебная записка»;
4. предмет служебной записки, например, «О снятии дисциплинарного взыскания»;
5. собственно доносимая до адресата информация;
6. предлагаемые варианты решения вопроса по служебной записке (опционально);
7. список приложений к записке (опционально);
8. дата составления и подпись составителя.

Пример служебной записки директору

Как составить документ руководителю

Для подготовки документа воспользуйтесь алгоритмом, как написать служебную записку. И в части структуры, и в части содержания документа. Не обошел стороной наш сайт и правила оформления служебной записки, в т.ч. по ГОСТу.

Каждый сотрудник имеет ряд должностных обязанностей. Их содержит должностная инструкция. При невозможности эффективно реализовать эти обязанности по объективным причинам, составьте служебную записку.

Возможно, нужно решить какие-то организационные вопросы. В основном тексте составитель указывает также желаемый способ решения тех вопросов, о которых докладывает руководителю.

При правильной организации рабочего процесса служебная записка директору служит своевременным способом решения многих рабочих, организационных и материальных задач.

Определение термина: что это такое?

Служебная записка или “служебка” – это информационно-справочный документ, содержащий просьбу или предложения по поводу возникших производственных трудностей и адресованный другим сотрудникам учреждения на горизонтальном уровне.

Главная его черта в том, что он не только кратко информирует о возникновении проблемы, но и содержит план мероприятий по ее устранению.

Регламентирующий документ

Основные правила по оформлению и составлению различных записок организации (в том числе, и служебных) указаны в ГОСТ 6.30-2003 “Унифицированные системы документации”. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов”. Наиболее важные моменты отражены в его следующих частях:

• раздел 4 — требования к используемым бланкам (формат, цветность и поля).
• Раздел 2 — реквизиты (перечень и порядок указания на бланке).
• П. 3.20 — требования к оформлению табличной информации.
• П. 3.17 — требования к исполнению резолюции как итога рассмотрения служебной записки и принятия на ее основании решения руководством организации.

Когда и для каких целей составляются служебные записки?

Документ составляется в тех случаях, когда возникает необходимость известить ответственных или руководящих сотрудников о разного рода проблемах, возникших или имеющих высокий риск возникнуть в производственной деятельности и отрицательно сказаться на ее качестве.

Причем факт этого оповещения при составлении записки будет официально подтвержден, если соблюсти правила составления и регистрации документа (о чем будет сказано ниже).

Несмотря на то, что служебная записка предназначена для конкретной цели — устранения неполадок в рабочем процессе, по своему исполнению она может быть:

1. аналитической (содержит анализ сложившейся ситуации); (извещает о возникших трудностях); (раскрывает взгляд специалиста на причины проблемы);
2. пояснительной (в которой изложены нюансы производственного процесса, знание которых необходимо для оперативного и качественного разрешения затруднений).

Чаще всего служебные записки применяются как форма общения между отделами одной организации как способ горизонтальной коммуникации. Гораздо реже подобные документы направляются в адрес сторонних организаций, в этом случае документ называется внешней служебной запиской.

Отличительные характеристики

Основная черта служебных записок в том, что они не только информируют о проблеме, но и содержат просьбу ее разрешить и соответствующие предложения в этом направлении.

Чем она похожа на докладную?

По сути, разница между этими двумя видами записок несущественная. Несколько отличающие их моменты можно отобразить следующим образом:

• докладная — это своего рода отчет о выполнении предписанного поручения, она составляется подчиненными в адрес руководства.
• Другое назначение докладных — проинформировать руководство о возникших трудностях непроизводственного (!) характера (прогул сотрудника, несоответствие занимаемой должности и пр.). В этих случаях руководство нередко прибегает к наложению дисциплинарного взыскания.

Отличия от объяснительной

Данный вид внутренних записок имеет много общего с докладными, а на практике мало чем отличается от служебных записок. Можно выделить такие отличительные характеристики объяснительных:

• они адресованы руководству организации от имени их починенного.
• Как правило, указывают на причину, по которой данным лицом была нарушена трудовая дисциплина или вмененные ему обязанности не были выполнена вовремя или надлежащим образом.
• Часто является поводом для дисциплинарного взыскания.

Кто ее подает на работе?

Составлять служебную записку всегда должен сотрудник, непосредственно заинтересованный в скорейшем устранении производственных неполадок.

Адресуется документ чаще всего начальнику созависимого отдела, от функционирования которого зависит разрешение сложившейся обстановки.

Правила написания и оформления по ГОСТу

Каждый сотрудник должен знать как грамотно составить, оформить и пустить в дело составленную им служебную записку. Краткая инструкция сводится к следующим правилам:

1. так как установленной формы документ не имеет, то составляется он в произвольном (но всегда официальном) стиле.
2. Должно присутствовать смысловое и логическое разделение изложенного в записке материала на части: описание проблемы, анализ ситуации просьба об ее нормализации, выводы и предложения по сути вопроса;
3. Составленный документ заверяется собственноручной подписью составившего ее сотрудника, а также могут присутствовать визы всех заинтересованных лиц;
4. При функционировании в организации электронного документооборота заверять документ нужно личной электронно-цифровой подписью;
5. Чтобы иметь возможность сослаться на данную служебную записку в случае спорной ситуации, она должна быть зарегистрирована в секретариате учреждения с присвоением порядкового номера и внесением его в журнал регистрации служебных записок.
6. Для большей надежности рекомендуется отдавать на регистрацию две копии записки, одна из которых уйдет к адресату, а вторая с указанием номера и датой регистрации останется у составителя.

Ниже пример документа:

Резюмируя все выше сказанное, можно сделать вывод, что служебная записка — это очень важный момент внутреннего документооборота, который позволяет оперативно решать производственные трудности.

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия.

Например: «Вчера, 13.09.2019, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2020 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2020 г.

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

При попытке выяснить причины случившегося оказалось, что Сидоров С.С. находился в курительной комнате, где смотрел видеоролики про лошадей, а про важную лекцию он забыл.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

Преподаватель верховой езды